Jak założyć darmowy e-mail dla Twojej organizacji

Aby Twoja organizacja pozarządowa działała zgodnie z prawem i prawidłowo chroniła przekazane jej dane osobowe, powinieneś posługiwać się e-mailem założonym w Twojej domenie. Przykładowy e-mail powinien wyglądać w taki sposób: kontakt@nazwaTwojejOrganizacji. Darmowy e-mail na nieodpłatnych serwisach internetowych typu Gmail, Onet itp., nie spełnia kryteriów wynikających z RODO. Przyczyną braku zgodności z RODO jest to, że z dostawcą darmowych usług Twoja organizacja nie podpisuje umowy na przetwarzanie danych osobowych. Taka umowa jest wymagana zgodnie z przepisami obowiązującymi od 2018 r. Dodatkowo, otrzymując usługę za darmo wyrażasz wszystko zgody marketingowe. W efekcie dostawca poczet korzysta z Twoich danych i wysyła Ci sporo reklam.

Posłuchaj też mojego podcastu na ten temat.

Ile trzeba zapłacić za darmowy e-mail?

Niestety, chcąc działać zgodnie z prawem i RODO będziesz musiał ponieść koszt zakupu domeny. Tj. nazwy Twojej witryny internetowej, której nie musisz budować, aby działał mailing w Twojej organizacji. Szukając domeny zwróć uwagę na:

• liczba możliwych do utworzenia darmowych maili w Twojej domenie i ich pojemność;
• darmowy SSL;
• dodatkowe opłaty;
• ew. ograniczenia transferu danych.

Ceny domen wahają się od 5zł za pierwszy rok do nieskończoności. Średnio domena z końcówką .pl kosztuje ok. 100 – 150 zł/ rok. Czasami pierwszy rok opłat jest promocyjny i można taką domenę kupić taniej.

Przeważnie dostawcy domen pozwalają na utworzenie 3 – 5 darmowych maili w domenie. Wtedy korzystasz z nich za pomocą ich witryny do odbioru maili. Te witryny rzadko są wygodne.

Ja kupuję domeny i serwery w firmie ovh. Ich zaletą jest kulturalna cena, darmowy certyfikat SSL i brak ograniczeń w transferze danych. Dodatkowo na ich stronie jest dużo tutoriali do samodzielnej zmiany parametrów. Za domenę w nazwa.pl musiałam ostatnio zapłacić 200 zł, gdyż ciągle firma blokuje mi dostęp do wydania kodu AUTHINFO umożliwiającego zmianę usługodawcy…

Nieograniczona przestrzeń dyskowa w cenie domeny

Jeżeli jesteś organizacją pozarządową zarejestrowaną w KRS możesz skorzystać z Programu TechSoup Polska.

„Do Programu TechSoup Polska kwalifikują się polskie organizacje pozarządowezarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym (Rejestr Stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej) oraz organizacje kościele i inne związki wyznaniowe zarejestrowane w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji. Do programu nie kwalifikują się stowarzyszenia zwykłe”. (z regulaminu)

Po rejestracji w nim otrzymasz token kwalifikacji do Programu Google for non-profit ub będziesz mógł wnioskować o dostęp do Microsoft 365 Nonprofit Cloud Subscription. To są dwa główne programy, które umożliwiają organizacjom tworzenie wielu darmowych kont mailowych dla użytkowników w domenie organizacji.

Plusem korzystania z przestrzeni Google lub Microsoft na e-maile jest ich cena i możliwość podpisania umowy na przetwarzanie danych osobowych. Minusem – uzależnienie od dużego dostawcy. Dodatkowo, korzystając z usług Google lub Microsoft dostajesz możliwość korzystania online z aplikacji biurowych. Te aplikacje zawierają też inne narzędzia wykorzystywane w pracy zespołowej, o czym pisałam w tym wpisie.

Dodatkowo, Google for non-profit umożliwia korzystanie z preferencyjnych warunków prowadzenia YouTube dla NGO. O tym, jak założyć kanał YouTube dla NGO pisałam w tym artykule.

Pomoc w konfiguracji

Pomoc w konfiguracji systemu świadczy TechSoup Polska lub sieć Mobilnych Doradców Sektora 3.0. A wśród nich ja 🙂