Tabele przestawne w monitoringu finansowym projektu

Gdy zaczynałam swoją pracę, jako koordynatorka projektów w 100% polegałam na księgowości i na pracy w 1 arkuszu exel. W taki sposób liczyłam wydatki projektu i to ile jeszcze mogę wydać. Jednak czasami zdarzało się, że księgowość źle księgowała faktury (do złego projektu), a ja sama ginęłam w gąszczu zapisów w tym jednym arkuszu. Moje życie legło zmianie na zdecydowanie lepsze, gdy kolega pokazał mi, jak działają tabele przestawne.

Co to są tabele przestawne i gdzie ich szukać?

Wg. Microsoft „tabela przestawna to zaawansowane narzędzie do analizowania danych, wykonywania obliczeń i tworzenia podsumowań, które pozwala wyświetlać porównania, wzorce i trendy wynikające z danych”. Ta definicja brzmi skomplikowanie, jednak samo zastosowanie tabel jest stosunkowo proste. Wprowadzenie nowej tabeli polega na wciśnięciu guzika „tabela przestawna”. Następnie trzeba postępować zgodnie z instrukcją. Dużo trudniej korzysta się z formuł, które trzeba znać i wpisać we właściwą komórkę.

Tabele przestawne są dostępne praktycznie we wszystkich typach arkuszy kalkulacyjnych. Tj. w płatnym exell, dodawanym do gmaila Google sheet, libre office i numbers od Apple.

Niezależnie od stosowanego programu tabele przestawne znajdują się w menu „Wstaw”. Zobacz, gdzie tego szukać w exel (pierwsza ikona z lewej strony). Wyjątkiem jest numbers, który tabele przestawne ukrył w menu „organizuj”.

W exell wygląda to tak:

W Google znalezienie funkcji wstawiania tabel wygląda podobnie, jednak trochę inaczej. Po kliknięciu w menu wstaw, należy kliknąć na 5 wiersz z listy rozwijanej.

Instrukcja wstawiania nowej tabeli

Aby wstawić nową tabelę przestawną powinieneś:

1. Zaznaczyć cały arkusz exell używająć skrótu Ctrl/Cmd+a lub klikając w kwadrat w lewym górnym roku arkusza.
2. Wybrać z menu opcję „wstaw”, a następnie „tabela przestawna”.
3. Zaznaczyć, czy chcesz, aby ta tabela pojawiła się w tym samym arkuszu, w którym masz dane, czy chcesz ją utworzyć w nowym arkuszu.
4. Wybrać właściwe opcje w tabeli przestawnej. Tj. określić, co ma się sumować, pokazywać ilości, itp.

Następnie program pyta, w jakiej

Jak sobie to ustawić w projekcie?

Po pierwsze, w projekcie powinieneś dobrze skonfigurować exel bazowy. Jeżeli grantodwaca dał wzór takiego arkusza exell (np. tak jest w Programie Aktywni Obywatele) lub możesz go wygenerować z systemu (np. środki unijne) to powinieneś korzystać z tego arkusza. Ułatwi Ci to pracę, gdyż będziesz mieć gotowy arkusz do wklejenia do sprawozdania. Aby było to możliwe nie możesz dokonywać praktycznie żadnych zmian w tym arkuszu. Jedyną zmianą, jaką ja wprowadzam do takiego arkusza jest dodanie pierwszej kolumny z lewej strony, w której wpisuję numer pozycji budżetowej.

Dobrze jest też w tej pustej tabeli, która będzie skopiowana do rozliczeń, wprowadzić wszystkie numery pozycji budżetowych i je ukryć. Dzięki temu Twoja tabela przestawna już będzie zawierała wszystkie numery pozycji budżetowych i się nie rozsypie arkusz do monitoringu przepływów finansowych w projekcie.

Po drugie, dla każdego arkusza ze sprawozdaniem, wstawiasz tabelę przestawną w nowym arkuszu. W tabelach przestawnych w kolumnie pierwszej przeciągasz numer pozycji budżetowej, a w kolumnie 2 np. kwota wydatków kwalifikowanych. Następnie upewniasz się, że tabela pokazuje sumę konkretnych pozycji budżetowych.

W trzecim kroku dane z tabeli przestawnej importujemy do arkusza monitorującego nasze pozycje budżetowe.

Zobacz mój przykładowy budżet projektu z tabelami przestawnymi.

Posłuchaj o sposobach na skuteczny monitoring finansowy projektu.

Dowiedz się, co to są koszty administracyjne w projektach.