Jak prawidłowo przygotować budżet projektu?

Jesień ’23 upłynie nam pod znakiem przygotowania projektów i zapisywania ich w formie wniosków o dofinansowanie. Integralną częścią wniosku jest plan wydatków. Przeczytaj tekst, aby dowiedzieć się, jak prawidłowo przygotować budżet projektu. Tak, aby oceniający zaakceptował wszystkie planowane wydatki.

Kwalifikowalność wydatków

Pierwszą rzeczą, którą sprawdzasz, aby prawidłowo przygotować budżet projektu jest kwalifikowalność wydatków i ich podział na kategorie. W regulaminie konkursu sprawdź:

• Czy możesz zakupić sprzęt, i co, wg. grantodawcy to pojęcie oznacza. Może się okazać, że sprzętem jest już komputer o wartości np. 1 500 zł. A może się okazać, że możesz kupować wszystkie rzeczy, jakie sobie wyobrazisz do 10 000 wartości kwoty jednostkowej.
• Czy można finansować wydatki majątkowe / inwestycyjne. Są to wydatki o wartości powyżej 10 000 zł, dla których nie można księgowo wykonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego. „Przeznacza się je na: inwestycje i zakupy inwestycyjne, które prowadzą do powiększenia majątku jednostki. Następuje to poprzez budowę obiektów majątku trwałego, bądź poprzez nabywanie aktywów finansowych.” W Programie Nowe FIO za wydatki majątkowe są uważane środki trwałe oraz wartości niematerialne o wartościprzekraczającej 10 000 tys. zł i okresie użytkowania dłuższym niż 1 rok, pierwsze wyposażenie budynku do którego zalicza się wszystkie instalacje wbudowane w konstrukcje budynku na stałe oraz wyposażenie budynku np. wbudowane meble, środki trwałe, które uległy ulepszeniu (modernizacji), gdzie wartość początkowa tych środków powiększa się o sumę wydatków na ulepszenie. W tym, także o nabycie części składowych lub peryferyjnych. Środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję adaptację lub modernizację w danym roku obrotowym przekracza 10 tys. zł., nabyte wartości niematerialne i prawne o wartości powyżej 10 tys. zł, takie jak: autorskie prawa majątkowe, licencje, oprogramowanie komputerowe itp.
• Jakie inne koszty są niekwalifikowane.
• Czy możesz płacić osobom za pracę i w jakiej formie. Czasami okazuje się, że możesz kogoś zatrudnić „na zlecenie”, ale już nie możesz wynagrodzić stałych pracowników za wykonywanie dodatkowych zadań w projekcie.

Podział wydatków na kategorie

Kolejnym bardzo ważnym aspektem dobrze przygotowanego budżetu jest właściwy podział kosztów na kategorie. Przeważnie wyróżniamy dwie główne kategorie: koszty merytoryczne (tj. bezpośrednie) i koszty administracyjne (tj. pośrednie). Dodatkowo wyróżnieniu mogą podlegać koszty personelu (tj. osobowe), koszty inwestycji, i wiele innych. Szczególną kategorią kosztów są koszty rozwoju instytucjonalnego. Jeżeli nigdy nie spotkałeś się z tym pojęciem zapraszam cię do przeczytania całego artykułu na ten temat.

W niektórych konkursach oceniający muszą odejmować punkty za niewłaściwe przyporządkowanie kosztów do kategorii. W innych – podlega to zmianie podczas przyjmowania projektu do realizacji przed podpisaniem umowy.

Aby przygotować budżet projektu trzeba „mieć” właściwie opisane pozycje budżetowe

Jeżeli powiesz komuś, że chcesz wydać 20 tysięcy na 2 wyjazd z pewnością dowiesz się, że „nie ma takiej opcji”. Jeżeli jednak wskażesz, że jest to wyjazd 40 osób na międzynarodową konferencję, a w cenę wchodzi bilet wstępu, samolot, wyżywienie i nocleg, to może się okazać, że planujesz zrealizować wyjazd… po kosztach…

Dlatego, jedną z ważniejszych kompetencji osób przygotowujących budżety jest umiejętność podziału kosztów tak, aby nie wydawały się „zbyt wysokie”, ale aby nie były zbyt rozdrobnione. Jeżeli w Twoim budżecie w osobnych pozycjach budżetowych znajdują się kredki, a w kolejnej mazaki i nie możesz przekraczać wydatkowania danej pozycji budżetowej bez zgody grantodawcy to może się okazać, że będziesz musiał wielokrotnie aneksować umowę, aby wydać wszystkie środki „co do grosza”.

Pamiętaj więc, aby w doborze pozycji budżetowych stosować „złoty środek” i, aby sumaryczne koszty danej pozycji budżetowej nie były ani zbyt wysokie, ani zbyt niskie.

Z kolei samo opis pozycji budżetowej powinien zawierać następujące informacje:

• kto,
• co,
• rodzaj umowy,
• obliczenie ilości,
• informacja o wkładzie własnym,
• a w środkach unijnych też o trybie postępowania.

Przykładowy opis pozycji budżetowej mógłby brzmieć: „Zakup wyżywienia na zajęcia (kawa, ciastko, napoje, itp.) – 10 osób * 20 zł/ os. * 10 spotkań. Wtedy koszt jednostkowy wynosi 20 zł lub 200 zł, a nazwa kosztu: osoba lub zestaw.

Ja lubię liczyć i sprawdzać opisy pozycji budżetowych, gdy mam wszystko wskazane w opisie poszczególnych pozycji budżetowych. Jednak są tacy grantodawcy, którzy wolą, gdy nazwa [pozycji budżetowej brzmi: „Zakup wyżywienia na zajęcia”. A cała reszta informacji jest ujmowana w polu tzw. „uzasadnienia”, które znajduje się pod budżetem.

Do Ciebie należy decyzja, jak przygotujesz budżet i gdzie opiszesz szczegóły pozycji. Bo niezależnie od tego, gdzie, one muszą się tam znaleźć.

Nie chcesz czytać? Posłuchaj, jak opisać pozycję budżetową.

Powodzenia!