Jak sobie poradzić, gdy wszyscy pilnie czegoś chcą?

Czasami są takie dni, gdy cały Twój misternie przygotowany plan pracy wali się jak domek z kart. Wpada niezapowiedziana kontrola, robisz sprawozdanie, a do tego, grantodawca ogłosił konkurs, na który czekałeś. Dodatkowo Twoi koledzy i koleżanki, wszyscy pilnie potrzebują Twojej pomocy… Przeczytaj, co możesz zrobić w Takiej sytuacji, aby z sukcesem sprostać wszystkim wyzwaniom.

Po pierwsze rozwiąż problem stresu

Nie wiem, jak Ty reagujesz na silny stres, ale najprawdopodobniej robisz to ja jeden z dwóch sposobów. Pierwszy z nich polega na tym, że czujesz się “zablokowany”, a każda próba podjęcia konstruktywnych działań kończy się niepowodzeniem. Druga forma reakcji na silny stress polega na tym, że uruchamiasz “nadprzyrodzone siły”, pracujesz po 24h na dobę i świetnie sobie dajesz z wszystkim radę.

Jeżeli, jesteś drugim typem osobowości, nie czytaj dalej tego tekstu. Jeżeli jednak stres Cię przytłacza i blokuje to może któraś z moich wskazówek Cię zainspiruje do sprawniejszego działania 🙂

Ja rozwiązuję problem stresu za pomocą techniki “rzuć wszystko i przez chwilę zajmij się czymś przyjemnym”. Gdy wykonujesz swoje ulubione czynności emocje się uspakajają i można zacząć na chłodno planować dalsze kroki. W stresie i zdenerwowaniu nic nie działa tak, jak powinno i bardzo często popełnia się błędy.

Inną ciekawą techniką jest gwałtowny wyrzut niecenzuralnych słów lub wykonanie kilku gwałtownych ruchów. Jeżeli stosujesz tą technikę, upewnij się, że jesteś sam. Ludzie często nie rozumieją takiej potrzeby rozładowania emocji.

Gdy już się uspokoisz zacznij planować i działać!

Po drugie z “wszyscy pilnie” wybierz Twoje priorytety

Niestety, nie da się zrobić wszystkiego na raz. Wielu już próbowało, ale najnowsze badania nad ludzkim mózgiem mówią, że nie ma czegoś takiego, jak podzielność uwagi (chyba, że po roku w pandemii wyniki tych badań się zmienią, gdyż każdy z nas żyje obecnie w sytuacji jednoczesnych kilku spotkań online, opieki nad dziećmi, organizowania życia domowego, itp.).

Cal Newport, autor kultowej książki “Deep Work” (polski tytuł to: “Praca głęboka”) wskazuje, że czas skupienia się tylko na jednej rzeczy jest dużo bardziej wartościowy niż czas dzielony pomiędzy kilka zadań. Autor poleca, aby znaleźć czas w ciągu dnia, podczas którego będziesz pracować tylko i wyłącznie nad swoimi własnymi zadaniami w pełnej ciszy i skupieniu.

Również Stephen Covey, autor “7 nawyków skutecznego działania”, mówi, że bez priorytetów cały czas odpowiadamy na pilne potrzeby, najczęściej wszystkich innych wokół nas, a nie nas samych. Covey poleca, aby każde zadanie ocenić pod kątem tego, czy jest ono pilne i ważne. Po takiej ocenie możemy otrzymać 4 typy zadań:

  • ważne i pilne, którymi musisz się zająć osobiście lub zlecić je zaufanej osobie;
  • ważne i niepilne, które powinny być Twoim priorytetem. To one rozwijają Twoją organizację i sprawiają, że zajmujesz się ciekawymi projektami;
  • nieważne i pilne, które najlepiej delegować innej osobie;
  • nieważne i niepilne, o których powinieneś z ulgą zapomnieć.

Po wybraniu priorytetów w oparciu o powyższe cztery kryteria, możesz przystąpić do utworzenia listy zadań. Dobrze by było, aby na niej znalazły się na samej górze rzeczy ważne. Następnie w Twoim czasie skupienia powinieneś wykonywać zadania po kolei. Bez myślenia, czy Ci się chce, czy nie.

Zła wiadomość jest taka, że kolejnego dnia układ priorytetów może się zmienić i będziesz musiał raz jeszcze ocenić wagę i pilność zadania oraz stworzyć swoją listę priorytetów.

Po trzecie opracuj plan na przyszłość

Działanie z “dnia na dzień” i codzienne gaszenie pożarów, gdy wszyscy pilnie czegoś chcą nie jest dobrym pomysłem na działania społeczne. Stres ma duży, negatywny wpływ na nasze zdrowie. Dodatkowo robiąc wyłącznie rzeczy pilne, nie rozwijasz organizacji. Eksperci od zarządzania mówią, że rozwój odbywa się wtedy, gdy pracujemy nad rzeczami ważnymi i niepilnymi.

Wyżej wspomniani eksperci od produktywności – Covey i Newport oraz mistrz zarządzania zadaniami David Allen, który stworzył metodę Getting Things Done wydali sporo różnych publikacji o tym, jak pracować lepiej. Pochyl się nad ich tekstami lub weź udział w ciekawym szkoleniu o produktywności i znajdź swój własny sposób na bezstresowe zarządzanie organizacją. Ważne jest to, abyś wiedział, że nie ma jednego sposobu na rozwiązanie wszystkich wyzwań w zarządzaniu. Każdy z nas powinien znaleźć swoją drogę przez gąszcz zadań pt.: “wszyscy pilnie”.

Przeczytaj również:

  1. Czy praca w domu daje nam więcej wolnego czasu?
  2. Praca zdalna w organizacji pozarządowej
  3. Jak napisać projekt, gdy brakuje Ci motywacji?

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *