Jak napisać projekt, gdy brakuje Ci motywacji?

Każdy społecznik prędzej czy później będzie musiał napisać projekt. Niektórzy z nas piszą wyłącznie wnioski w konkursach miejskich, niektórzy porywają się na rządowe lub unijne. Jeszcze inni wmawiają sobie przez całe życie, że nie potrafią i, że „profesjonalista” zrobi to lepiej. Większość z nas pisze na ostatni moment, bo „brakuje motywacji”. Z tego tekstu dowiesz się, jak nie myśleć o motywacji i skończyć pisać przed czasem.

Aby napisać projekt musisz mieć odpowiedni „workflow”

Niestety, to angielske słowo najlepiej oddaje to, co powinieneś sobie wypracować. Chodzi o nic innego, jak o Twój własny system pracy. Dzięki opracowaniu takiego schematu zawsze będziesz wiedział od czego zacząć pracę nad projektem. Nie będziesz musiał myśleć, jakie czynności powinieneś wykonać i w jakiej kolejności. Po prostu będziesz po kolei wykonywał zaplanowane zadania.

Jeżeli opracuje swój własny „workflow” to będziesz mógł go wpisać jako szablon w Twoim systemie listy zadań. Wtedy po informacji, że musisz napisać projekt, klikasz w Twojej aplikacji utwórz nowy projekt z szablonu. I gotowe – możesz się zabrać do merytorycznej pracy.

Mój schemat pracy:

I. Zapoznaję się z regulaminem konkursu.

Jeżeli są to krótkie i mało treściwe regulaminy to czytam je w komputerze. Jeżeli regulamin ma kilkadziesiąt stron z przypisami (jak np. w przypadku projektów unijnych) to wtedy drukuję go i czytam w wersji papierowej. W tekście zaznaczam wszystkie istotne rzeczy, które mogą spowodować, że projekt odpadnie formalnie. Zakreślam również wszystkie drobiazgi, które mają wpływ na zawartość projektu i jakość działań.

Jeżeli projekt jest skomplikowany i dotyczy jakichś zagadnień określonych prawnie wtedy drukuję i czytam ustawy oraz inne ważne akty prawne i publikacje.

II. Wynotowuję z Regulaminu najważniejsze rzeczy

Twój system notacji jest bardzo ważnym aspektem pracy z projektem. Najważniejsze jest to, abyś był w stanie szybko znaleźć potrzebną informację i pamiętać o rzeczach ważnych. Ja notuję w formie map myśli, gdzie na 1 kartce A3 mam zapisane wszystkie istotne kwestie.

III. Robię założenia projektowe

Dzięki znajomości misji i wizji rozwoju organizacji oraz wyzwań w danym obszarze tematycznym i gruntownemu zapoznaniu się z dokumentacją konkursową jestem w stanie zaproponować pierwszą wersję działań projektowych. Jest to wersja robocza do której się nie przywiązuję, gdyż i tak będzie zmieniana.

IV. Analizuję założenia projektowe

Każdy pomysł na projekt przegaduję. Najlepiej z kimś, kto ma „mocno krytyczny” stosunek do moich pomysłów lub z kimś, kto jest ekspertem w danej dziedzinie. Często rozmawiam również z potencjalnymi uczestnikami projektu. Dzięki temu uczę się jak:

„sprzedać” pomysł na projekt w jednym zdaniu, co przydaje się do „krótkiego opisu projektu” we wniosku o dofinansowanie;
bronić swoich racji i argumentów, co wykorzystuję w opisie sytuacji problemowej.

Dzięki takim rozmowom często zmieniam założenia projektu, co wychodzi mu na lepsze. Działania są lepiej dopasowane do rzeczywistości i do potrzeb uczestników projektu.

V. Szukam danych potwierdzających lub zaprzeczających przyjętym założeniom

Te dane są niezbędne do tego, aby dobrze napisać „uzasadnienie potrzeby podjęcia działań projektowych”. Jeżeli jednak zebrane dane nie potwierdzają moich subiektywnych obserwacji, to wracam do punktu IV – znów analizuję i zmieniam założenia projektowe.

VI. Aby napisać projekt oglądam nagrania z webinariów o konkursie

Obecnie praktycznie każdy z grantodawców organizuje webinaria i spotkania online o konkretnych konkursach. Następnie te nagrania są publikowane na stronie operatora lub na YT. Tak robią np. operatorzy Programu Aktywni Obywatele lub Narodowy Instytut Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego. Często te webinaria są mało interesujące, ale ważniejsze od obejrzenia prezentacji o zapisach regulaminu jest posłuchanie tego, jak przedstawiciele i przedstawicielki operatora wypowiadają się o tematyce, założeniach i innych „trudnozapisywalnych” aspektach danego Programu.

VII. Opisuję działania i tworzę budżet

Na tym etapie opisuję działania w taki sposób, aby w kolejnym kroku skopiować je do wniosku. Najczęściej opisuję działania w wordzie – jest prostszy w obsłudze i nie wymaga dostępu do internetu. Po bardzo szczegółowym opisaniu działań tworzę „budżet marzeń”. Wtedy najczęściej okazuje się, że zaplanowałam działania o wartości np. 50 000,00, gdy w konkursie można wnioskować o 40 000. Jeżeli wystąpi taka sytuacja to usuwam część działań tak, aby zmieścić się w budżecie i mieć jeszcze „zapas” na dopisanie brakujących pozycji budżetowych.

Po ustaleniu ile działań można wykonać za środki projektowe sprawdzam jeszcze, czy tych działań nie jest za dużo. Często wnioskodawcy starają się zaplanować bardzo dużo różnorodnych działań w projektach, co, w efekcie, kończy się gonitwą, aby wszystko wykonać niezależnie od jakości proponowanych usług i produktów. Dlatego zawsze planuję min. 1 m-c na „rozbiegówkę”, 1 – na zakończenie działań. Dodatkowo po każdym większym etapie projektu też planuję miesiąc przerwy. Jeżeli coś się nie uda, albo przesunie to mam miesiąc na to, aby nadgonić zaległości i nowe działania podjąć zgodnie z harmonogramem.

VIII. Przygotowuję uzasadnienie potrzeby podjęcia działań

Napisanie uzasadnienia potrzeby podjęcia działań jest czasochłonne. Aby diagnoza została dobrze oceniona musi zawierać dane ilościowe własne i dane ilościowe ogólnodostępne oraz dane jakościowe – własne i ogólnodostępne. Te dane należy zebrać, a następnie przedstawić w wiarygodny i czytelny sposób. Dodatkowo w niektórych konkursach trzeba uzasadnić dodatkowe rzeczy – np. w Programie Aktywni Obywatele w obszarze III należało w uzasadnieniu wskazać, dlaczego uważamy, że dana grupa społeczna jest narażona na wykluczenie społeczne.

IX. Uzupełniam resztę pól we wniosku i przeklejam rzeczy pisane w word i exel

Pola we wniosku opisuję zgodnie z zasadami tworzenia projektów – tj. matrycą logiczną projektu oraz zgodnie z sugestiami zawartymi w polach objaśniających i w karcie oceny merytorycznej.

Generalnie, to nie jest trudne, a naczelną zasadą jest to, aby być tak konkretnym, jak to jest możliwe. Jednak musisz pamiętać, żeby nie napisać „za dużo”, co potem może skutkować tym, że będziesz miał problemy z rozliczeniem projektu. Taka sytuacja może mieć miejsce gdy wpiszesz, że na każdym z 10 spotkań będzie uczestniczyło dokładnie 10 osób (w sumie 100 uczestników) zamiast np. wskazać, że zrealizujesz 10 spotkań, w których będzie uczestniczyło 7 – 15 osób, w sumie 100 uczestników. W pierwszej sytuacji do rozliczenia powinieneś przedstawić 10 list obecności z 10 podpisami, a w drugim 10 listo obecności z łącznie 100 podpisanymi osobami.

X. Czytam gotowy projekt i poprawiam błędy

Po raz ostatni czytam wniosek wydrukowany po jednodniowej przerwie. Wydruk pozwala mi dostrzec drobne błędy i literówki oraz wyeliminować ewentualne niespójności liczbowe.

Na tym etapie sprawdzam również wynotowane z regulaminu „haczyki” tak, aby nie odpaść formalnie podczas oceny.

Żeby napisać projekt, zlikwiduj rozpraszacze i…

Gdy bardzo mi się nie chce pisać, a mam cokolwiek innego do wykonania, robię co innego. Dlatego, gdy już mam terminowy „nóż na gardle” to usuwam z kalendarza wszystkie spotkania i przekładam wszystkie zadania w mojej liście zadań do wykonania. Wtedy rozpoczynam dzień z „czystą kartką” i tylko z jednym zadaniem do wykonania – napisaniem projektu.

Dodatkowo wyłączam dźwięk w telefonie, likwiduję powiadomienia z FB i odpinam inne komunikatory pikające w komputerze…

…przygotuj swoje ulubione stanowisko pracy

Wiem, że nie powinnam tego pisać, ale mi się najlepiej pisze projekty w „pozycji horyzontalnej”. Oznacza to nic innego, że robię to w domu, na kanapie, z wysłużoną podkładką z Ikei pod laptopem. W domu mam oczywiście swoje biurko i stanowisko pracy, ale żadne moje krzesło nie zastąpi wygodnie ułożonej poduszki pod głową. Czasami, gdy termin jest krótki – robię sesję na kanapie, a potem przenoszę się do biurka i pracuję dalej.

Twoje ulubione miejsce pracy może znajdować się w każdym innym miejscu domu lub biura, ale najważniejsze jest to, żebyś się w nim dobrze czuł i, aby Cię w nim nic nie rozpraszało.

I już na sam koniec: pracuj w czasie, który jest dla ciebie najbardziej naturalny

Ja najchętniej pracuję w sesjach późno-porannych i wieczornych, a popołudniami wykonuję inne czynności lub doczytuję dokumentację projektową. Taki urok 🙂

pomysł na działania społeczne