to blog i podcast o rzeczach ważnych w działaniach społecznych posłuchaj podcastu i zainspiruj się
Jak bezpiecznie pozyskać środki na działalność? Czyli dwa akapity o ryzyku projektowym
Nie ma się co łudzić. Rok 2021 również będzie nieprzewidywalnym rokiem COVID-19. Rokiem, w którym każda próba pozyskania projektowych środków na działalność, będzie obarczona dodatkowym ryzykiem. Będzie to czas, w którym zarządy organizacji będą musiały wybierać. Wybierać pomiędzy wspieraniem swoich podopiecznych, a dużym prawdopodobieństwem niezrealizowania działań i oddania pozyskanych środków. Jeżeli do tej pory nie masz pomysłu jak bezpiecznie pozyskać środki na działania w 2021 r., to zapraszam do lektury tego krótkiego tekstu.
Aby bezpiecznie pozyskać środki prawidłowo oszacuj ryzyko projektowe
Do tej pory w projektach i w pozyskiwaniu środków organizacje pozarządowe traktowały ryzyko „po macoszemu”. Gdy trzeba było je opisać – to je opisywano bez większej analizy. Najczęściej autorzy wniosków zostawiali sobie punkt dotyczący ryzyka na sam koniec i wpisywali tam coś, „aby było”. Również oceniający nie przywiązywali większej wagi do opisu ryzyka w projekcie. Większość z nich obcinała punkty za ewidentne uchybienia, ale tylko nieliczni szczegółowo analizowali opis ryzyk w projekcie.
W czasach pandemii prawidłowe oszacowanie ryzyka jest warunkiem tego, aby bezpiecznie pozyskać środki na działalność i je prawidłowo rozliczyć.
Szacowanie ryzyka powinno dotyczyć identyfikacji sytuacji, które mogą wpłynąć, na brak możliwości realizacji 100% założonych działań. Niezrealizowanie zakładanych we wniosku zadań najczęściej będzie mieć wpływ na to, że nie zostaną osiągnięte cele projektu. Co będzie skutkowało koniecznością oddania środków za niezrealizowane działania i ew. dodatkową karą za nie osiągnięcie celów projektu.
Cześć ryzyk jest przewidywalnych (np. deszczowa pogoda i brak możliwości realizacji festynu „pod chmurką”), a części nie można przewidzieć. Do ryzyk nieprzewidywalnych należą te związane z katastrofami ekologicznymi (np. huragan, który zniszczy gminę, która nie będzie miała czasu na realizację projektu, bo będzie się musiała skupić na odbudowie). COVID-19 też jest swoistą katastrofą – w 2019 r. był nieprzewidywalny. Ale już w 2020 r. efekty COVID-19 można przewidzieć. Można i trzeba założyć, że co najmniej do marca 2021 r. żadne działania stacjonarne nie będą się mogły odbyć w formie, jaką znamy sprzed pandemii. Spotkania będą ograniczone liczbowo, a dodatkowo osoby z grup narażonych nie będą się chciały spotykać nawet gdy będą mogły.
Najbardziej ryzykowne formy pozyskiwania środków w 2021 r.
Największe ryzyko utraty środków i świętego spokoju niesie ze sobą realizacja projektów finansowanych ze środków rządowych. Są to projekty, które często mają wyśrubowane wskaźniki, które należy osiągnąć w danym roku budżetowym. Nawet jeżeli realizujesz projekt dwuletni to i tak w danym roku musisz osiągnąć to, co założyłeś na dany rok. Nie masz możliwości przenoszenia działań pomiędzy latami i płynnego dostosowywania harmonogramu realizacji projektu do aktualnej sytuacji społeczno-gospodarczej.
Równie ryzykowne są projekty finansowane ze środków samorządowych. Posiadają one wszystkie wady projektów realizowanych ze środków rządowych. Jednak fakt, że przedstawiciele organizacji pozarządowych i samorządu znają się osobiście pozwala na bardziej elastyczne wprowadzanie zmian w działaniach.
Kolejnym ryzykownym sposobem pozyskiwania środków w 2021 r. jest crowdfunding. Jeżeli uda Ci się zebrać środki np. na organizację wakacji dla dzieci, a potem nie zrealizujesz działań ze względu na ograniczenia rządowe to stracisz wiarygodność wśród swoich darczyńców.
Utrata wiarygodności jest dużo bardziej bolesna niż strata paru złotych. Pieniądze odzyskasz, a odbudowywanie utraconego zaufania może trwać latami.
Trochę mniejsze ryzyko nieosiągnięcia zakładanych celów jest w przypadku środków pozyskiwanych od darczyńców stałych i okazjonalnych. Zbiórka publiczna i zbieranie darowizn może trwać praktycznie tak długo jak chcesz. Same działania możesz zrealizować jak tylko będzie to możliwe. Nie jesteś uzależniony od terminu zakończenia działań projektowych i od osób wspierających Twoją akcję crowdfundingową, które oczekują, że wykonasz zaplanowane działania w założonym w ogłoszeniu terminie. Nie oznacza to bynajmniej, że nie masz żadnych ograniczeń. Stali darczyńcy chcą wiedzieć na co przeznaczasz ich datki i kiedy to robisz. Są oni jednak bardziej wyrozumiali niż osoby postronne, które zainteresowałeś swoją akcją w internecie.
W 2021 r. najbezpieczniej było by nie pozyskiwać żadnych zewnętrznych środków, ale kto z Was może sobie na to pozwolić?
Metody pracy z ryzykiem
Tak, jak wspomniałam, aby bezpiecznie pozyskać środki należy prawidłowo oszacować i przepracować ryzyko. Pierwszym krokiem, który pozwoli nam kontrolować ryzyko jest jego identyfikacja.
Kolejne etapy pracy z ryzykiem to opis ryzyka, monitorowanie jego wystąpienia, wprowadzanie zmian i powtórna identyfikacja ryzyka.
Identyfikacja ryzyka
Do identyfikacji ryzyka służą standardowe narzędzia badawcze. Należą do nich między innymi następujące analizy:
- SWOT, czyli analiza słabych i mocnych stron oraz szans i zagrożeń;
- Analiza interesariuszy (stakeholders analysis), która polega na identyfikacji i zrozumieniu potrzeb i oczekiwań głównych interesariuszy i otoczenia projektu.
- PEST, która dzieli otoczenie na polityczno-prawne, ekonomiczne, społeczne, technologiczne. Celem badania jest szczegółowe opisanie makrootoczenia organizacji.
- Analiza danych i wiedzy zgromadzonej przez organizację. Taką analizę można przeprowadzić dzięki lekturze raportów i sprawozdań przygotowywanych przez organizację, rozmowie z doświadczonymi pracownikami, zespołowej burzy mózgów.
Niezależnie od tego, jakie narzędzie wybierzesz, pamiętaj aby zastosować co najmniej 3 metody zbierania danych.
Opis ryzyka
Pamiętaj, aby po identyfikacji ryzyka prawidłowo je opisać. Opis ryzyka powinien zawierać następujące informacje o:
- Przyczynach wystąpienia ryzyka;
- Jakie jest prawdopodobieństwo, że dane ryzyko wystąpi;
- Skutkach wystąpienia ryzyka;
- Jakie są informacje wskazujące na to, że wystąpi ryzyko.
Dzięki takiemu opisowi zrozumiesz, które ryzyko musisz zminimalizować już na etapie wnioskowania. Aby bezpiecznie pozyskać środki, we wniosku powinieneś przedstawić alternaty dla ryzyka, które:
- Wystąpi z dużym prawdopodobieństwem;
- Po wystąpieniu całkowicie uniemożliwi osiągnięcie celów projektu.
Do takich ryzyk w 2021 r. należy zaliczyć np. zamknięcie klubów seniora i brak możliwości realizacji działań na rzecz osób 60+ w formule stacjonarnej. Kolejnym przykładowym wysoko-ryzykownym działaniem będzie organizacja wypoczynku letniego dla dzieci, jako jedynego działania projektowego. Może okazać, że że nie będziesz mógł zrealizować takiego działania, a w efekcie będziesz musiał oddać 100% pozyskanych środków.
W przypadku wystąpienia ryzyk mających wpływ na brak możliwości osiągnięcia celów projektu zastanów się czy nie zmienić działań na mniej ryzykowne. Np. zaplanuj działania online dla osób 60+, a dodatkowo załóż, że w projekcie przeszkolisz osoby 60+ z nowych technologii lub kupisz im tablety do uczestnictwa w zajęciach online.
Monitorowanie ryzyka
Jeżeli uda Ci się pozyskać środki na działania w 2021 r. pamiętaj, że Twoja praca z ryzykiem i bezpiecznym osiągnięciem ceków projektu dopiero się rozpoczęła. Jeżeli podczas opisu ryzyka opisałeś dane, jakie mogą wskazywać na to, że wystąpi ryzyko i coś się w projekcie nie uda, to, jako koordynator, musisz monitorować również ten obszar.
Jest to szczególnie istotne, gdyż wczesne wykrycie ryzyka umożliwi Ci, jego skuteczną likwidację lub minimalizację skutków wystąpienia ryzyka.
Wprowadzenie zmian i powtórna identyfikacja
Jeżeli Twój projekt zacznie się „sypać” w wyniku wystąpienia przewidzianych przez Ciebie ryzyk lub ryzyk, których nie przewidziałeś, zareaguj od razu na początku wystąpienia sytuacji kryzysowej. Nie czekaj, aż dojdziesz do sytuacji, w której grantodawca nałoży na Ciebie karę i każe Ci oddać środki. Mały kryzys prosto jest naprawić, ale duży już nie. Następnie zastanów się z zespołem, czy pojawiły się jakieś nowe ryzyka, które trzeba uwzględnić w harmonogramie działań projektowych.
Spraw tak, aby małym i błahym problemom, które zostaną pozytywnie rozwiązane, Twój projekt stawał się codziennie lepszy. Takie działanie opisał Nassim Nicholas Taleb w swojej arcyciekawej książce „Antykruchość”, która w czasach pandemii powinna być lekturą obowiązkową.
Nie zapomnij o tym, że podejmując decyzje projektowe zawsze wybierasz pomiędzy potrzebami Twoich podopiecznych, a ewentualnym poniesieniem konsekwencji finansowych przez Twoją organizację.