Jak skutecznie uratować projekt w czasach pandemii?

Wiosną pandemia zaskoczyła wszystkich projektobiorców korzystających z rocznych i wieloletnich konkursów grantowych. W województwie śląskim od marca do końca czerwca 2020 r. decyzją wojewody wszystkie działania na rzecz grup narażonych na zarażenie były zawieszone. Wojewoda zawiesił również możliwość pracy placówek wsparcia dziennego, a część innych podmiotów, w obawie o swoje zdrowie, zawiesiła działalność. Dbanie o zdrowie jest najważniejsze, ale organizacje pozarządowe mają podpisane umowy o dofinansowanie. Te umowy zawierają wskaźniki, za niezrealizowanie których zleceniobiorcy będą musieli ponieść konsekwencje finansowe. Zapraszam do lektury tekstu, z którego dowiesz się, w jaki sposób uratować projekt i zminimalizować ryzyko poniesienia kary finansowej.

Aby uratować projekt musisz dokładnie znać swoją umowę o dofinansowanie

Wzór umowy o dofinansowanie projektów finansowanych w ramach otwartych konkursów ofert określa rozporządzenie Przewodniczącego do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. Standardowo wzór umowy w paragrafie 9 pkt. 1 wskazuje, że: „akceptacja sprawozdania i rozliczenie dotacji polega na weryfikacji przez Zleceniodawcę założonych w ofercie rezultatów i działań Zleceniobiorcy”. Jednak są grantodawcy, którzy w tym punkcie rozbudowują umowę i bardzo szczegółowo opisują, jakie rezultaty powinny zostać zrealizowane. Przykładowym rezultatem może być np. liczba spotkań i osób które powinny wziąć udział w projekcie. Są też grantodawcy, którzy posługują się swoim wzorem umowy, w którym wprost jest wpisane, jaki % wskaźników należy zrealizować, aby nie mieć problemów podczas rozliczenia dotacji.

Dodatkowo warto zwrócić uwagę na paragraf 13 pkt. 1 z rządowego wzoru umowy o dofinansowanie projektu, który określa podstawy rozwiązania umowy przez Zleceniodawcę. Jednym z takich warunków jest np. „nieterminowe oraz nienależyte wykonywanie umowy, w szczególności zmniejszenie zakresu rzeczowego realizowanego zadania publicznego„.

Rządowy wzór umowy nie określa kar, jakie zostaną nałożone na organizację, która nie zrealizuje wszystkich zakładanych rezultatów projektu. Jednak są samorządy i grantodawcy, którzy szczegółowo opisują zasady zwrotu środków za niezrealizowanie 100% zadania. Dlatego zanim podejmiesz jakąkolwiek decyzję szczegółowo przeczytaj podpisaną przez organizację umowę o dofinansowanie działań.

Aneks umowy o dofinansowanie

To pierwszy i najbardziej legalny sposób na to, aby skutecznie uratować projekt. Zanim zaczniesz zmieniać umowę zastanów się, jak zrobić to „z głową” i nie „strzelić sobie w kolano”.

Takim „strzałem w kolano” może być np. napisanie grantodawcy, że Twoja organizacja ma zbyt mały potencjał do tego, aby zrealizować działania projektowe. Zamiast wskazywać, że nie potrafisz znaleźć trenera do przeprowadzenia zajęć stacjonarnych lepiej napisać, że uczestnicy projektu w obawie o swoje zdrowie poprosili o przeniesienie zajęć do internetu.

Zmiany umowy nie zostawiaj na ostatni moment. Procedury samorządowe często wloką się dniami lub tygodniami, a opiekun projektu, który musi przeprowadzić 30 aneksów umów, potrzebuje na to sporo czasu.

Zmianę umowy zacznij od nieformalnego kontaktu z opiekunem. Telefon lub luźny e-mail wyjaśni Ci dużo kwestii. Czasami może okazać się, że do zmiany zakresu projektu nie potrzebujesz aneksu umowy o dofinansowanie.

Czasami uratowanie projektu nie wymaga aneksu

Jeżeli od opiekuna projektu usłyszysz, że Twoja propozycja zmian nie wymaga aneksu umowy o dofinansowanie projektu zadbaj o potwierdzenie tego na piśmie. Wystarczy zwykły e-mail, który da Ci częściową gwarancję, że późniejsza kontrola projektu nie będzie miała odmiennego zdania.

Gdy nie da się wprowadzić legalnych zmian w projekcie

Czasami zdarza się, że wina i brak realizacji działań projektowych leży po Twojej stronie i prośba o zmianę wskaźników nie wchodzi w grę. Wtedy, aby uratować projekt musisz za wszelką cenę osiągnąć zakładane wskaźniki.

Powodów takiej sytuacji może być wiele. Np. mogłeś popełnić jeden z niewybaczalnych błędów osób piszących projekt lub koordynator projektu zwyczajnie zawalił.

Wtedy, jako Zarząd, musisz zmobilizować cały zespół i uratować to, co się da uratować. Musisz zdobyć listy obecności i deklaracje udziału. I nie ma zmiłuj się.

Jeżeli masz bardzo duży problem i nie wiesz jak sobie z nim poradzić napisz do mnie. Chętnie odpowiem na każde Twoje pytanie.