Co to są koszty administracyjne w projektach?

Sezon na pisanie wniosków trwa w najlepsze. Jeszcze przez kilka dni można składać wnioski w Rządowym Programie Aktywni+ i Nowe FIO 2021. W zeszłym tygodniu otworzono nabór do „norweskich regionalnych”… W każdym z tych konkursów możesz złożyć wniosek, w którym część budżetu przeznaczysz na tzw. „koszty administracyjne”. W tym tekście podpowiem Ci, co można do nich zaliczyć i jak je zaplanować. Możesz też posłuchać o kosztach administracyjnych w 26 odcinku podcastu.

Czym są koszty administracyjne?

Koszty administracyjne zwane też „kosztami pośrednimi” to wydzielona część dotacji, która jest przeznaczona na zarządzanie projektem. Koszty administracyjne mają zabezpieczyć prawidłową realizację działań projektowych. Żaden projekt nie zrobi się sam, a trudne projekty wymagają osoby, która codziennie będzie się zajmować monitorowaniem osiągniętych wskaźników, rozwiązywaniem problemów i archiwizacją dokumentacji. Co ważniejsze, praktycznie każdy grantodawca wymaga prowadzenia „wyodrębnionej księgowości”, co oznacza, że do projektu powinniśmy zaangażować księgową, która „zna się na rzeczy”.

W związku z tym do kosztów administracyjnych zaliczamy następujące koszty:

• koordynacja projektu;
• księgowości lub osoby odpowiedzialnej za sprawozdawczość finansową. I nie ma żadnego znaczenia, czy podpisałeś z księgową umowę o pracę, zlecenia, czy umowę o świadczenie usług (w przypadku biura rachunkowego);
• monitoringu działań projektowych;
• czynszu i mediów, w kwocie odpowiadającej „wykorzystaniu zasobów” w ramach danego projektu. Oznacza to, że fakturę za najem lokalu wraz z mediami powinieneś podzielić między realizowane projekty w logiczny sposób. Przechodziłam już takie kontrole, podczas których musiałam tłumaczyć kontrolerom dlaczego z np. 33% danej faktury zostało pokryte z danego grantu. Jeżeli masz kilka grantów pamiętaj o tym, aby co miesiąc podział kosztów był podobny;
• środków czystości;
• materiałów biurowych niezbędnych do realizacji działań projektowych;
• telefoniczne i internetowe. I o ile koszt Internetu jest najczęściej kosztem stałym, to koszt telefonu – nie. Ja najczęściej kupuję karty telefoniczne tak, aby po zakończeniu rocznego projektu nie zostać z podpisaną umową abonamentową na 2 kolejne lata;
• obsługi prawnej. Ten koszt pojawia się coraz częściej, szczególnie w skomplikowanych projektach;
• opłat bankowych i przelewów. Ale uważaj, gdyż w niektórych konkursach koszt prowadzenia konta bankowego jest niekwalifikowalny;
• wynagrodzeń zarządu, ale tylko w niektórych konkursach;
• delegacji personelu zarządzającego projektem, w szczególnych sytuacjach;
• zakupu niezbędnego sprzętu – np. niszczarki do właściwej utylizacji danych osobowych lub rzadziej – komputera dla koordynatora.

Dodatkowo, w przypadku środków unijnych, do kosztów administracyjnych należy zaliczyć wszystkie koszty działań promocyjnych. Tj. opracowanie wizualizacji graficznej projektu, wydruk plakatów, ulotek, roll upów, itd.

Pamiętaj, że nie ma zamkniętego katalogu kosztów administracyjnych, ale w małych samorządowych projektach będą one niższe i precyzyjnie wymienione, a w większych – będą zależały od Twojej umiejętności uzasadnienia ich.

Jak wyliczyć należne koszty administracyjne?

Już dawno minęły te wspaniałe czasy, gdy koszty administracyjne były nieograniczone, a koordynatorzy mogli zarabiać naprawdę przyzwoicie. Obecnie w większości konkursów są określone procentowe limity kosztów administracyjnych. I tak, np. w Aktywni+ wynoszą one 20% kosztów bezpośrednich – merytorycznych. Oznacza to, że jeżeli koszt trenerów, materiałów i innych rzeczy niezbędnych do realizacji szkoleń dla uczestników projektu wynoszą 10 000,00 zł (finansowane z dotacji), to limit kosztów administracyjnych będzie wynosił 2 000,00 zł.

W większości konkursów limit kosztów jest stały, ale jest kilka bardzo ciekawych wyjątków:

• w konkursach unijnych wraz ze wzrostem wartości projektu spada procent możliwych do otrzymania kosztów pośrednich;
• „fundusze norweskie” naliczają % kosztów pośrednich od wysokości wynagrodzeń wypłaconych personelowi projektu;
• w Aktywni+ wprowadzono dodatkowy limit. Tylko 5% kosztów administracyjnych możesz przeznaczyć na koordynację i drugie 5% na księgowość.

Uważaj na limity!

Limity kosztów administracyjnych są ważne z dwóch powodów. Przed otrzymaniem dotacji, wnioski, które przekroczą limit odpadają formalnie. Co prawda w większości konkursów, w których wnioski są składane w generatorze, nie będziesz mógł złożyć wniosku z przekroczonymi limitami. Na etapie sprawozdawczości, gdy wydasz za mało środków na działania merytoryczne i przekroczysz limit kosztów administracyjnych, będziesz musiał oddać kwotę, która przekracza limit.

Np. przy limicie 20% i wartości projektu 12 tys. zł. Twoje koszty administracyjne, zgodnie z wnioskiem o dofinasowanie wynoszą 2 tys. zł. W trakcie realizacji projektu na działania merytoryczne wydałeś tylko 9 tys. zł. Wtedy na administrację możesz wydać 20% z 9 000,00 zł, czyli 1 800,00 zł.

Z tego względu, gdy piszę projekt, staram się, aby koszty administracyjne były niższe niż ich regulaminowy limit. Dzięki temu w trakcie realizacji projektu nie przejmuję się drobnymi oszczędnościami w kosztach merytorycznych.

Przeczytaj również

1. Co to jest rozwój instytucjonalny?
2. Zwiększ swoją szansę na otrzymanie dotacji z NOWEFIO 2021
3. Niewybaczalne błędy piszących projekt
4. Dotacje dla NGO
5. Gdzie szukać informacji o konkursach grantowych?

Zobacz inne treści przydatne dla osób piszących projekty:

Mój narzędziownik dla osób piszących projekty