Czy warto przejść na prowadzenie uproszczonej ewidencji przychodów?

Jeszcze do 31 stycznia masz czas, aby zgłosić do urzędu skarbowego chęć prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów. Dzięki temu uwolnisz się od prowadzenia pełnej księgowości i obniżysz koszty księgowe. Jeżeli wydaje Ci się, że to oferta marzeń, to przeczytaj ten tekst do końca.

Co to jest uproszczona ewidencja przychodów i kosztów?

Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów to wyjątkowa forma prowadzenia ksiąg finansowych, która może być stosowana w małych organizacjach pozarządowych. Aby móc stosować taką formę rejestrowania przychodów i kosztów Twoja organizacja:

1) musi działać w sferze zadań publicznych określonych w art. 4 ust. 1 Ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie,

2) nie może prowadzić działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, 

3) nie może posiadać statusu organizacji pożytku publicznego, 

4)  może osiągać przychody wyłącznie z: 

• nieodpłatnej działalności pożytku publicznego z tytułu składek członkowskich, darowizn, zapisów, spadków, dotacji, subwencji, przychodów pochodzących z ofiarności publicznej, 
• odpłatnej działalności pożytku publicznego z tytułu sprzedaży towarów i usług,
• tytułu sprzedaży, najmu lub dzierżawy składników majątkowych, 
• tytułu odsetek od środków pieniężnych na rachunkach bankowych lub rachunkach w spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych, prowadzonych w związku z wykonywaną działalnością, w tym także odsetek od lokat terminowych oraz innych form oszczędzania, przechowywania lub inwestowania, tworzonych na tych rachunkach, 

5)  w roku poprzedzającym rok wyboru prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów osiągnęły przychody wyłącznie z tytułów, o których mowa w pkt 4, w wysokości nieprzekraczającej 100 000 zł.

Na czym polega prowadzenie uproszczonej ewidencji przychodów?

Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów (również zwana UEPiK) to określone rozporządzeniem zestawienie przychodów i kosztów w organizacjach pozarządowych. Prowadzi się je zamiast pełnej księgowości tak, aby na koniec roku organizacja bez problemu mogła zebrać wszystkie dane i przygotować deklarację CIT-8 – rozliczenie podatku od osób prawnych.

Prowadząc uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów:

1. rzetelnie wypełniasz tabelę będącą załącznikiem do rozporządzenia;
2. określasz, który koszt jest kosztem uzyskania przychodu;
3. raz w miesiącu wypełniasz miesięczne zestawienie przepływów finansowych,
4. prowadzisz ewidencję zatrudnionych osób i środków trwałych.

W tak prowadzonej księgach nie ma miejsca na księgowe wyodrębnienie wydatków i np. przyporządkowanie ich do konkretnych projektów. Dlatego, każda organizacja prowadząca księgowość w formie uproszczonej musi sama opracować swój sposób na wyodrębnienie wydatków przypisanych do konkretnych dotacji.

Jakie są plusy prowadzenia uproszczonej ewidencji?

Największym i głównym plusem prowadzenia księgowości w taki sposób jest brak konieczności ponoszenia kosztów księgowości. Uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów może prowadzić każdy członek zarządu lub wyznaczona przez zarząd osoba. UEPiK nie wymaga wiedzy związanej z kontami księgowymi, prowadzeniem programu księgowego, czy tzw. „amerynaknki”.

Kolejnym plusem wdrożenia UEPiK jest brak konieczności sporządzania i składania sprawozdania finansowego do Urzędu Skarbowego. Organizacja nie sporządza takiego sprawozdania tylko za rok, w którym zgłosiła do Urzędu chęć prowadzenia uproszczonej ewidencji. Np. dokonując zgłoszenia w styczniu 2021 r. zostaniecie zwolnieni z obowiązku przygotowania sprawozdania za 2021 r. Za 2020 r. takie sprawozdanie trzeba będzie przygotować.

Jakie są minusy rezygnacji z księgowości?

Głównym minusem prowadzenia księgowości w sposób uproszczony są trudności w wyodrębnieniu wydatków dla każdego z realizowanych projektów. W większości przypadków jest to obowiązek, który wynika z podpisanej umowy o grant. Dlatego prowadzący księgowość w taki sposób tworzą dodatkowe zestawienia kosztów projektu, w których znajdują się numery nadane dokumentom księgowym. Te numery muszą być takie same w uproszczonym zestawieniu przychodów i kosztów oraz w dodatkowym zestawieniu kosztów projektu.

Dodatkowym minusem prowadzenia księgowości w sposób uproszczony jest konieczność tworzenia kart przychodów pracownika. Taką czynność muszą wykonać wszystkie podmioty, które zatrudniają osoby nawet na umowy zlecenia. W mojej ocenie, jeżeli ktoś nie jest księgowym i nie umie rozliczać umów zleceń to ma dwa wyjścia:

1. Nie zawierać takich umów i wszystkie koszty osobowe rozliczać za pomocą faktur;
2. Korzystać z profesjonalnej księgowej i wtedy nie ma znaczenia forma prowadzenia księgowości.

Co należy zrobić, aby wdrożyć uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów?

Wdrożenie w organizacji pozarządowej uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów polega na:

1. Podjęciu decyzji o takiej formie prowadzenia księgowości przez organ uprawniony (tj. zatwierdzający sprawozdanie finansowe) i na zasadach zgodnych ze statutem. Taką decyzję w stowarzyszeniach podejmuje walne zebranie członków stowarzyszenia.
2. Zgłoszenie do 31 stycznia takiej formy prowadzenia księgowości do urzędu skarbowego. Tj. w przypadku już działającej organizacji zgłoszenia należy dokonać do 30 dni od rozpoczęcia nowego roku obrotowego. W przypadku nowozałożonych organizacji – do 30 dni od rozpoczęcia działalności. Zgłoszenia dokonujesz na piśmie, do którego załączasz uchwałę stosownego organu.

Podsumowując, jeżeli Twoja organizacja nie zatrudnia osób i ma niewielką ilość faktur, przejdź na uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów. Jeżeli zatrudniasz choć jednego pracownika – warto oddać prowadzenie księgowości do profesjonalnego biura i się praktycznie niczym nie przejmować.

Poznaj 3 narzędzia do prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów.

Przeczytaj również:

1. Księgowość w NGO – czy można to zrobić samemu?
2. Gdzie bezpłatnie zarejestrować organizację pozarządową?