Księgowość w NGO – czy można to zrobić samemu?

Jest jednym z trudniejszych zagadnień wyzwalających najwięcej skrajnych emocji wśród świeżo upieczonych członków zarządu organizacji. Pełna księgowość w NGO nie jest tania i nigdy nie będzie. Koszt księgowości zależy od wielu różnych czynników i kształtuje się w przedziale od 0 zł – kilku tysięcy złotych miesięcznie. 

Bezpłatna księgowość w NGO

Nie będziemy musieli płacić za księgowość jeżeli w organizacji będzie ktoś, kto będzie to robił w formie wolontariatu lub społecznej pracy członka organizacji. Znalezienie kogoś takiego jest bardzo trudne, gdyż księgowi się cenią i nie oferują swoich usług za darmo

Inną opcją jest nauczenie się prowadzenia księgowości i robienie to przez “łebskich” członków zarządu w formie amerykanki. Takie osoby powinny mieć jednak dostęp do stałego i fachowego doradztwa księgowego, które często jest oferowane przez COPy. Przez pewien okres czasu udawało mi się właśnie w taki sposób prowadzić księgowość w małej organizacji. Mała NGO to taka, która miała przychód w wysokości ok. 10 tys. PLN i, co ważne nie zatrudniała żadnych osób na umowy zlecenia i umowy o dzieło. Jest to ważne ponieważ umowy zlecenia generują konieczność odprowadzania składek na ZUS i podatków, co jest dużo bardziej skomplikowane od zapłacenia i zaksięgowania faktury za usługę. 

Jak prowadziłam księgowość w moim NGO pod okiem eksperta?

Aby prowadzić księgowość w takiej formie kupiłam “amerykankę”, zebrałam i opisałam wszystkie faktury (tj. podział na projekty, daty zapłaty, itp.) i poszłam na doradztwo do COP. W COP doradca nabił ze mną pieczątki księgowe wynikające z ustawy o rachunkowości oraz wskazał podstawowe operacje księgowe. Tj. przygotował mi wzory działań dla opłat KRS, zapłaty za materiały w ramach projektów, koszty składek, itp.

Następnie ołówkiem w amerykance i na fakturach zaksięgowałam wszystkie dokumenty w oparciu o przygotowane wzory operacji. Później poszłam na kolejne spotkanie z doradcą, który sprawdził to, co zrobiłam. Po korekcie błędów poprawiłam zapisy długopisem i było zrobione.

Księgowe zamknięcie roku budżetowego w NGO

Na początku kolejnego roku budżetowego musiałam wspólnie z doradcą COP podliczyć wszystkie słupki i przygotować sprawozdanie finansowe oraz CIT-8. Również te działania nie są trudne jeżeli pomoże nam w tym doradca i, jeżeli, nie mamy umów z osobami fizycznymi. Jeżeli będziemy działać w taki sposób to jedynym kosztem, który będziemy musieli dodatkowo ponieść będzie cena zakupu podpisu kwalifikowanego. Taki podpis jest potrzebny do podpisania i złożenia CIT-8. Jednak również ten koszt można zredukować. Można poprosić i upoważnić osobę dysponującą takim podpisem, aby złożyła przygotowany przez nas wcześniej dokument. Złożenie dokumentu zajmie jej ok. 5 min. pracy i znam co najmniej kilka osób, które chętnie się na taką pomoc zgodzą. 

Jak złożyć i opisać sprawozdanie finansowe w NGO opisałam w tym artykule.

Inną formą bezkosztowego prowadzenia księgowości jest działanie w oparciu o uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów, ale to temat na inny artykuł 🙂

Przeczytaj również, co to są pieczątki księgowe.

One Reply to “Księgowość w NGO – czy można to zrobić samemu?”

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *