Co to jest polityka rachunkowości i kto ją tworzy

Założyłeś swoją wymarzoną organizację pozarządową i chcesz zmieniać świat na lepsze. Niestety jest cała masa przyziemnych czynności, które skutecznie podcinają Ci skrzydła. Jedną z takich rzeczy, które są stosunkowo skomplikowane jest prowadzenie księgowości. Z tekstu dowiesz się, co to jest polityka rachunkowości, jak jest powiązana z prowadzeniem księgowości i kto powinien ją stworzyć.

Definicja ustawowa

Polityka rachunkowości jest zdefiniowana w Ustawie o rachunkowości, którą wszystkie podmioty prawne muszą stosować bez dyskusji. Za jej niestosowanie różne państwowe instytucje mogą naliczać nam kary finansowe. Definicja ustawowa polityki rachunkowości wskazuje, że taki dokument to:

„Przyjęte zasady (polityka) rachunkowości – rozumie się przez to wybrane i stosowane przez jednostkę rozwiązania dopuszczone ustawą, w tym także określone w MSR, zapewniające wymaganą jakość sprawozdań finansowych.”

Mówiąc prostym językiem: polityka rachunkowości to dokument, przyjęty uchwałą przez zarząd lub inny uprawniony w organizacji pozarządowej organ. W tym dokumencie opisano zasady prowadzenia księgowości, w tym podział na konta księgowe w konkretnej NGO. Zgodnie z ustawą (art. 4, ust. 1) taki dokument jest tworzony po to, aby rzetelnie móc ocenić sytuację majątkową i finansową organizacji oraz jej wynik finansowy. W polityce rachunkowości możesz zastosować uproszczenia, które będą obowiązywały w Twojej organizacji. Warunkiem wprowadzenia uproszczeń jest to, że nie wywierają one istotnego wpływu na obowiązki sprawozdawcze.

Jak i kiedy powstaje polityka rachunkowości?

Za utworzenie i stosowanie polityki rachunkowości w organizacji pozarządowej odpowiada zarząd. W praktyce wygląda to tak, że organizacje, którym księgowość prowadzi zewnętrzne biuro rachunkowe, mają politykę rachunkowości utworzoną przez księgowe. Czasami zdarza się tak, że organizacje, które nie prowadzą księgowości (ups!) nie posiadają tego dokumentu.

Politykę rachunkowości powinieneś utworzyć od razu po założeniu organizacji i powstaniu pierwszych zdarzeń księgowych. Następnie zgodnie z art. 5. 1. ustawy musisz ją „stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych tak, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne. Wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów należy ująć w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych”.

Dzięki regularnemu stosowaniu takich samych zasad rachunkowości będziesz mógł ocenić, jaka jest sytuacja finansowa Twojej organizacji w kolejnych latach. Jeżeli dobrze podzielisz swoje konta księgowe to będziesz mógł porównać jak dużo środków co roku przeznaczasz np. na administrację. Dowiesz się też ile wydajesz na działania statutowe, a ile na konkretne projekty.

W ciągu istnienie organizacji możesz zmienić zasady prowadzenia rachunkowości w Twojej organizacji, ale musisz to zrobić:

• od pierwszego dnia roku obrotowego (tj. najczęściej 1 stycznia), bez względu na datę podjęcia decyzji o zmianie zasad;
• opisanie w informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego wpływu tych zmian na sprawozdania finansowe w Twojej organizacji.

W praktyce politykę rachunkowości zmienia się bardzo rzadko. Wyjątek od tego stanowią konta księgowe powiązane z konkretnymi projektami. Wtedy zarząd przyjmuje uchwałę o tym, że np. w 2021 r. konto analityczne nr 1 do konta syntetycznego 511 przypisują do konkretnego projektu.

Z czego składa się polityka rachunkowości?

Ustawodawca bardzo dokładnie określa to, co powinna zawierać nasza polityka rachunkowości. Zgodnie z art. 10 ustawy zasady rachunkowości:

• sporządzasz w języku polskim;
• określać, kiedy zaczyna się rok obrotowy w naszej organizacji i, jakie mamy okresy sprawozdawcze;
• wskazywać stosowane metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;
• mówią w jaki sposób będziemy prowadzić księgi rachunkowe, w tym co najmniej opisują:
  a) zakładowy plan kont, ustalający wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. Pamiętaj, że jeżeli działasz projektowo, to powinieneś również wyodrębnić w planie kont wydatki dla każdego z projektów,
  b) wykaz ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
  c) system przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – system informatyczny, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji;
• obejmują system służący ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Skomplikowane? Bardzo. Dlatego jeżeli prowadzisz małą organizację zastanów się nad tym, czy nie chcesz przejść na prowadzenie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów. Jeżeli Twoja organizacja zatrudnia pracowników zleć to profesjonalnemu biuru księgowemu i pozbądź się problemów 🙂

Przeczytaj też do czego służą pieczątki księgowe i czy warto przejść na prowadzenie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów.