Co to jest wyodrębniona księgowość dla projektu?

Jeżeli zaczynasz realizować Twoje pierwsze projekty, a konta w organizacji kojarzą Ci się wyłącznie z kontami bankowymi, to koniecznie musisz przeczytać ten artykuł. Wyodrębniona księgowość nie jest trudna, ale powinieneś pamiętać o kilku zasadach. Dzięki temu przejdziesz pomyślnie wszelkie kontrole z wszystkich urzędów 🙂

Jak można wyodrębnić księgowość?

Każda organizacja pozarządowa działająca w oparciu o zasady rachunkowości powinna prowadzić pełną księgowość. Wtedy organizacja powinna stworzyć politykę rachunkowości, w której powinna przyporządkować konta księgowe dla odrębnych typów działalności i dla konkretnych projektów. Najczęściej robi się to w taki sposób, że na 5 zespole kont poświęconych kosztom według typów działalności wyodrębnia się następujące konta syntetyczne poświęcone kosztom działalności:

• statutowej – np. konto 510
• statutowej pokryte z dotacji – np. konto 511
• pomocniczej (socjalnej) – np. konto 530
• zarządu i administracji – np. konto 550
• Rozliczenie kosztów – np. konto 580.

Następnie te konta dzieli się na konta analityczne. Np. 511-1 jest poświęcone projektowi A, 511-2 – projektowi B, a 511-3 – projektowi C. W efekcie wszystkie koszty projektu A musisz wykazać na koncie 511-1. Tak, aby ktoś, kto ogląda zapisy w twoich księgach rachunkowych nie miał wątpliwości ile pieniędzy wydałeś na projekt A.

Prowadzenie wyodrębnionej księgowości ma jeszcze jedną zaletę. Ja robię zestawienia wydatków projektowych w exelu, który pokazuje mi ile wydałam i ile jeszcze mogę wydać. Następnie sprawdzam moje zapisy z wyciągiem bankowym (tj. dopisuję w moim exel daty przelewów za dany wydatek), a następnie jeszcze proszę księgowość o to, aby przysłała mi zestawienie zaksięgowanych wydatków. Dzięki temu mam 3 źródła danych pozwalające na sprawdzenie, czy wykazałam w sprawozdaniu i czy zapłaciłam za wszystkie faktury. O tym, jak monitoruję finanse opowiedziałam Wam w 17 odcinku mojego podcastu 🙂

Wersję audio tego artykułu poszerzoną o zasady opisywania faktur znajdziesz w tym miejscu.

Wyodrębniona księgowość a uproszczona ewidencja przychodów i kosztów

Organizacja może też skorzystać z ustawowego uproszczenia i prowadzić księgi w oparciu o uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów. Co do zasady organizacje pozarządowe pozyskujące środki w ramach dotacji mogą stosować taki sposób prowadzenia księgowości, gdyż aby móc stosować taką formę rejestrowania przychodów i kosztów Twoja organizacja:

1) musi działać w sferze zadań publicznych określonych w art. 4 ust. 1 Ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie,

2) nie może prowadzić działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, 

3) nie może posiadać statusu organizacji pożytku publicznego, 

4)  może osiągać przychody wyłącznie z: 

• nieodpłatnej działalności pożytku publicznego z tytułu składek członkowskich, darowizn, zapisów, spadków, dotacji, subwencji, przychodów pochodzących z ofiarności publicznej, 
• odpłatnej działalności pożytku publicznego z tytułu sprzedaży towarów i usług,
• tytułu sprzedaży, najmu lub dzierżawy składników majątkowych, 
• tytułu odsetek od środków pieniężnych na rachunkach bankowych lub rachunkach w spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych, prowadzonych w związku z wykonywaną działalnością, w tym także odsetek od lokat terminowych oraz innych form oszczędzania, przechowywania lub inwestowania, tworzonych na tych rachunkach, 

5)  w roku poprzedzającym rok wyboru prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów osiągnęły przychody wyłącznie z tytułów, o których mowa w pkt 4, w wysokości nieprzekraczającej 100 000 zł.

Jak zacząć prowadzić księgowość w takiej formie pisałam w tym artykule. Niestety uproszczona ewidencja przychodów i kosztów utrudnia prowadzenie wyodrębnionej księgowości dla projektów. Są co prawda narzędzia, które pozwalają na uporanie się z tym problemem, ale albo są płatne, albo znajdują się w fazie rozwojowej. O narzędziach do prowadzenia księgowości w taki sposób możesz przeczytać w tym artykule.

Czy powinienem robić to sam?

Jeżeli nie masz czasu i wiedzy, aby samodzielnie ogarnąć politykę rachunkowości, wyodrębnienie kont księgowych, opisywanie faktur i księgowanie – nie rób tego. Wyodrębniona księgowość jest niezbędna w przypadku działań w ramach projektów. Gdy finansujesz swoje działania z dotacji możesz też z jej środków pokryć koszty księgowości. Koszt księgowości jest kosztem kwalifikowanym w większości konkursów i zalicza się go do kosztów administracyjnych w projektach.

ps. to jest wpis rocznicowy. W pierwszą rocznice utworzenia Fundacji 🙂