Składamy podpis pod sprawozdaniem finansowym

31 marca to dzień, w którym co roku należy podpisać sprawozdanie finansowe w organizacji pozarządowej. Co prawda w 2020 r. ,w związku z pandemią COVID-19, czas na podpis zostanie wydłużony, jednak już dziś można zająć się podpisaniem sprawozdania i „mieć to z głowy”.

Niestety rządowa aplikacja do podpisów nie ułatwia tego zadania. Jest skomplikowana, a dodatkowo zawiera jeden etap, w którym większość podpisujących popełnia duży błąd.

Nie chcesz czytać? Posłuchaj audycji o sporządzaniu sprawozdania finansowego w organizacji pozarządowej.

Skąd wziąć sprawozdanie finansowe przygotowane zgodnie z wytycznymi?

Sprawozdanie finansowe w formacie, który możesz samodzielnie podpisać powinieneś otrzymać od księgowej. Jeżeli księgowa nie ma odpowiedniego programu lub prowadzisz księgowość sami, to sprawozdanie w wersji exel lub word musisz przepisać do specjalnego programu, który został udostępniony przez Ministerstwo Finansów:

Wejście do aplikacji e-sprawozdania

Po kliknięciu w powyższy link wchejdź w „utwórz nowe sprawozdanie”, a następnie postępuj zgodnie z instrukcjami aplikacji.

Gdy już przejdziesz wszystkie kroki tworzenia sprawozdania finansowego w strukturze logicznej kliknij przycisk „wygeneruj” i zapisz plik w formacie .xml na swoim komputerze. Pliku nie należy otwierać na komputerze. Po otwarciu pokażą się „krzaczki”, które są nieczytelne dla worda. Jeżeli chcesz przeczytać zapisy sprawozdania lub wysłać je innym członkom zarządu do wglądu, to możesz w aplikacji kliknąć „utwórz .pdf” lub wczytać w system sprawozdanie w celu edycji lub podglądu.

Składamy podpis pod sprawozdaniem

Aby podpisać sprawozdanie finansowe skorzystaj z aplikacji e-sprawozdania, a następnie przejdź na stronę „Podpisz sprawozdanie”. Strona powinna się pojawić w nowym oknie i mieść taki wygląd:

Po wczytaniu sprawozdania finansowego z dysku musisz „zjechać” na dół strony i kliknąć w przycisk „podpisz dokument”. Wtedy, w tym samym oknie, otworzy się strona Profilu Zaufanego, która służy do składania podpisów pod sprawozdaniem oraz do prowadzenia urzędowej korespondencji. Strona Profilu Zaufanego powinna wyglądać tak:

Wybierz swój sposób logowania się do Profilu Zaufanego. Można to zrobić za pomocą banku lub za pomocą logowania do systemu. Warto wiedzieć, że podpis za pomocą banku można złożyć bez wychodzenia z domu. Aby logować się za pomocą nazwy użytkownika należy w urzędzie do tego uprawnionym potwierdzić swoje dane logowania do systemu.

Co dalej z podpisanym sprawozdaniem?

Po „przeklikalniu” się przez składanie podpisu za pomocą profilu zaufanego powinno wyskoczyć okno informujące Cię, że z sukcesem podpisałeś sprawozdanie:

W tym miejscu większość podpisujących popełnia karygodny błąd i wyłącza okno w przeglądarce.

Pamiętaj, aby w tym momencie przewinąć stronę w dół i pobrać podpisane sprawozdanie finansowe na swój komputer:

Dopiero teraz możesz sobie pogratulować. Udało Ci się przejść z sukcesem cały proces podpisywania sprawozdania. Taki plik możesz wysłać mailem do kolejnej osoby z zarządu, aby również podpisała ten dokument.

Posłuchaj też o tym, jakie sprawozdania finansowe muszą przygotować organizacje pozarządowe i jakie są terminy ich złożenia.