5 działań, które zapewnią rozwój organizacji w 2022 r.

Pod koniec roku najczęściej spieszysz się, aby zdążyć z wszystkimi działaniami, jakie powinieneś wykonać w Twojej organizacji. Faktury, domknięcie projektów, płatności i ZUSy. Wszyscy to znacie i z pewnością z utęsknieniem czekacie na święta. W tym roku dodatkowo NIW zorganizował nam dodatkową atrakcję – terminy naboru wniosków do FIO i PROO mijają 30 grudnia. W tym gorącym czasie dobrze by było, abyś znalazł czas na przeanalizowanie tego, co się stało w zeszłym roku w twojej organizacji i zaplanowanie działań na kolejny rok. Dzięki temu zapewnisz stabilny rozwój organizacji.

Jesteś ciekawy, jak się za to zabrać? Już piszę.

Sprawdzenie poziomu osiągnięcia celów

Rozwój organizacji i każdej innej instytucji oraz osoby zależy od tego, czy umiejętnie wyznacza sobie cele. Te cele mogą być „do bólu praktyczne” (np. znaleźć nową siedzibę) lub bardziej kreatywne (np. zastanowić się nad nowymi kierunkami rozwoju Twojej organizacji). Niezależnie od tego, jakie te cele są, ważne aby były. Niektórzy wyznaczone cele szumnie nazywają strategią i mają kilkudziesięciostronicową książkę z opisami. W niektórych organizacjach te cele są „w głowie prezesa”. Uważam, że warto wyznaczyć sobie kilka celów rocznych i kilka długofalowych oraz je zapisać. Tak, aby zawsze móc je sprawdzić i zweryfikować ich stopień osiągnięcia.

Ja notuję cele dla Fundacji w formie map myśli. Korzystam z aplikacji Miro, a w 2022 r. będę również testować Milanote. W tej drugiej będę próbowała zrobić taką jedną wielką notatkę dla wszystkich podcastów i tekstów, które napisałam, aby je wewnętrzne podlinkować.

Jak wyglądał rozwój mojej organizacji w 2021 r.?

W 2021 r. moim głównym celem było założenie organizacji. Ten cel osiągnęłam i na razie jestem zadowolona z efektów 🙂 Kolejne cele to:

1. Ogarnięcie wszystkich procedur formalno-prawnych (RODO, księgowość, bank, itp.);
2. Uzyskanie dostępu do Google for non-profit;
3. Przygotowanie min. 24 tekstów na bloga, które miesięcznie będą czytane przez min. 400 osób;
4. Uruchomienie newslettera i wypuszczenie 15 listów 🙂
5. Nakręcenie co najmniej 15 podcastów;
6. Pozyskanie pierwszych środków.

Z nich osiągnęłam w pełni lub na 200% cele dot. Google (bo to prosty cel), pisania tekstów (powstało 27 artykułów, które miesięcznie czyta ok. 2 500 osób) oraz pozyskania pierwszych środków na działania (tu udało mi się dostać mikro dotację na uruchomienie podcastu, czyli połączyć cel 5 i 6 :).

Cele osiągnięte cząstkowo to te związane z formalnościami, gdyż nienienfwidze tego robić oraz cel polegający na uruchomieniu newslettera, gdyż okazało się, że trzeba to wszystko dokładnie przemyśleć. Jeżeli chodzi o nagrywanie podcastów to moja obawa przed tym sprawiła, że zbyt późno się za to wzięłam i powstało 7, a nie 15 odcinków podcastu. A te odcinki powstały tylko dlatego, że dostałam dotację i musiałam je nakręcić…

Krok 2: ocena rozwoju organizacji w 2021 r.

Nawet jeżeli nie miałeś wyznaczonych celów na 2021 r. nie przejmuj się. Zastanów się, co udało Ci się zrobić, a co było największą porażką, jakiej doświadczyła twoja organizacja. Zastanów się, czy ich osiągnięcie bardziej „popchało Twoja organizację do przodu”, czy zrobiłeś kroki wstecz? Które działania były najbardziej rozwojowe?W które dalej warto inwestować, a które trzeba zaniechać? Zastanów się też nad tym, czy są jakieś rzeczy, które kompletnie Cię zaskoczyły. Może są jakieś działania, których w ogóle nie planowałeś, a okazały się punktem przełomowym w rozwoju Twojej organizacji?

Bardzo ważnym punktem oceny jest zadanie sobie pytania „Co się nie udało?”. I poszukania przyczyn porażki. Bardzo ciekawą techniką jest technika 5 razy dlaczego. Polega ona na tym, że zadajemy dobie pytanie dlaczego co najmniej 5. krotnie. Tj. zadajemy jest do każdej odpowiedzi, którą udzielamy. Np.:

• Zamiast 15 zakładanych podcastów nakręciłam 7. Dlaczego?
• Dlatego, że za późno się za to zabrałam. Dlaczego?
• Nie byłam w stanie znaleźć właściwej nazwy i nie miałam czasu. Dlaczego?
• Nie byłam pewna, czy dobrze wybrałam temat podcastu. Dlaczego?
• Nie wiedziałam, jakie jest zapotrzebowanie na dane treści.

Przeprowadzając taki proces myślowy, w kolejnym roku planując np. uruchomienie bloga lub kolejnego podcastu możesz przeprowadzić mini badanie zapotrzebowania na dane treści i zminimalizować poziom swojej niepewności. To bardzo ważne, gdyż niepewność i lęk przed nieznanym jest jednym z głównych „ojców naszych porażek”.

I już na koniec zadaj sobie to najważniejsze pytanie. Czy Twoja organizacja jest taką, jaką chcesz, aby była? Czy realizuje ważne dla niej wartości? Co lubisz w Twojej organizacji, a co należy zmienić?

Dokonaj rewizji strategii rozwoju Twojej organizacji

Jeżeli posiadasz strategię rozwoju Twojej organizacji to na tym etapie działań powinieneś sprawdzić, czy Twoja organizacja „zmierza” w kierunku celów wyznaczonych w strategi. Gdy Strategia wskazuje, że chcesz utworzyć przedszkole, a Ty w 2021 r. pozyskałeś teren na hale magazynowe, to cele wyznaczone w strategii znacząco rozmijają się z działaniami. Wtedy musisz podjąć decyzję, czy zmieniasz strategię, czy rezygnujesz z części działań, które są czasochłonne i, które odciągają Cię od zakładanych celów działania Twojej organizacji.

Nie ma nic złego w zmianie celów działania organizacji. Każda z nich na początkowym etapie swojego rozwoju chciała i robiła różne dziwne rzeczy. Często jest tak, że dopiero po ok. 2-3 latach działania i kilku zrealizowanych projektach organizacja obiera kierunek, którego będzie się trzymać przez kolejna lata istnienia. Ważne jest jednak to, aby okresowo, w świadomy sposób dyskutować o tym, do czego dąży nasza fundacja czy stowarzyszenie.

Gdy do tej pory nie udało Ci się spisać strategii działania Twojej organizacji to:

1. Wróć do statutu i zobacz, w jakim celu została powołana organizacja;
2. Zastanów się, jak chciałbyś, aby Twoja organizacja została zapamiętana? Co powinno być jej największym sukcesem? Czy Ty chcesz podejmować takie działania?
3. Zastanów się, czy osiągnięcie tej jednej najważniejszej rzeczy pozwoli organizacji zapewnić byt finansowy. Jeżeli nie to musisz ustalić, jak finansować działania w Twojej organizacji.
4. Wyznacz cele do osiągnięcia w dłuższej perspektywie czasowej i cele na kolejny rok.

Wyznaczamy cele roczne

Wyznaczanie celów działania jest stosunkowo skomplikowane. Możesz to zrobić zgodnie „z głosem serca” lub za pomocą wybranej metody. Niektórzy twierdzą, że cele główne mogą być tylko 3, inni – że każdy kwartał powinien mieć swój cel. Na pewno ilość wyznaczonych celów zależy od potencjału Twojej organizacji. Jeżeli prowadzisz ją sam tych celów będzie mniej. Gdy masz do dyspozycji cały zespół, każda osoba z zespołu może odpowiadać za realizację jakiegoś celu rozwojowego w Twojej organizacji.

Mnie wczoraj „olśniło” i już wiem, co powinno być kolejnym krocie w etapie rozwoju Fundacji. Jest to krok długofalowy. Mam nadzieję, że zrealizuję go w 2023 r. 2022 r. poświęcę na osiągnięcie mniejszych celów i przygotowanie się do tego jednego i wymarzonego celu rozwojowego. Nie napiszę jeszcze, jak brzmi jego treść, gdyż nie wiem, czy nie ulegnie on zmianie w ciągu 2022 r…

W każdym razie, jeżeli zaplanujesz lub „poczujesz”, jakie powinny być cele na kolejny rok rozwoju w twojej NGO pamiętaj, że musisz je dobrze opisać. Najlepiej do tego celu służy metoda SMART, która mówi, że każdy cel powinien być:

1. Specyfic, czyli precyzyjnie określony;
2. Measureable, czyli możliwy do zmierzenia. Tj. określony liczbowo;
3. Acceptable, czyli możliwy do zaakceptowania;
4. Realistic, czyli realistyczny;
5. Timebounded tj. określony w czasie.

Zgodnie z tą metodologią cel dotyczący prowadzenia tego bloga może brzmieć: „Wzrost wiedzy min. 3000 osób miesięcznie z zakresu prowadzenia organizacji pozarządowej dzięki publikacji min. 24 nowych specjalistycznych artykułów”. Cel jest zgodny z moją wizja rozwoju (akceptowalny) i precyzyjnie określony. Dodatkowo wartości liczbowe pozwalają na jego dokładne zmierzenie, a podane ilości są akceptowalne i możliwe do wykonania przy ograniczonych możliwościach czasowych. Cel powinien zostać osiągnięty do końca przyszłego roku, co oznacza, że jest określony w czasie.

Znajdź środki na sfinansowanie działań w twojej organizacji

Aby sfinansować rozwój organizacji będziesz musiał dobrze to zaplanować i zrobić montaż finansowy. Tj. oprócz konkursów w ramach Programu Rozwoju Organizacji Obywatelskich (tzw. PROO) nie ma innych źródeł finansowania rozwoju NGO. Część działań związanych z rozwojem możesz wpisać w projektach składanych do FIO, Aktywnych Obywateli lub innych programów. Wtedy wykazujesz środki, które zostaną przeznaczone na tzw. rozwój instytucjonalny.

Sprawdź, gdzie szukam informacji o konkursach grantowych lub dowiedź się, co to są dotacje dla organizacji. Możesz też posłuchać informacji tym, jak finansować działania organizacji społecznych.

A jeżeli zastanawiasz się, skąd pomysł na zdjęcie do tego wpisu to już wyjaśniam. Rozwój i finansowanie rozwoju organizacji jest jak stanie w lodowatej wodzie i wyciąganie się do słońca. Są drobne sukcesy i przyjemności, ale generalnie jest to trudna i wymagająca praca.

Możesz też posłuchać o tym, co udało mi się zrobić w 2021 r. w moim podcaście 🙂

Życzę Ci sukcesów w tym nowym, 2022 r.!