Do czego służą pieczątki księgowe

Organizacje pozarządowe, w tym fundacje i stowarzyszenia, muszą stosować ustawę o rachunkowości. Sama ustawa ma 159 stron i przeczytanie jej ze zrozumieniem jest niezłym wyczynem. Mam dla Was dobrą wiadomość – ustawę powinni znać księgowi i profesjonalni rachmistrze, doradcy podatkowi i inni eksperci. Członkowie zarządu organizacji powinni znać jej główne elementy. Np. to, co to są pieczątki księgowe i co powinno się na nich znaleźć.

Czym są pieczątki księgowe?

Zgodnie z Ustawą o rachunkowości zarząd w organizacji pozarządowej odpowiada za gromadzenie i opisywanie dowodów księgowych. Do zadań zarządu należy również stałe prowadzenie księgowości tj. odnotowywanie w programach lub w księgach papierowych udokumentowanych zdarzeń księgowych. Do dowodów księgowych zgodnie z art. 20 ustawy potwierdzających konkretne zdarzenia zaliczamy dowody:

• zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów tj.: faktury, rachunki, wyciągi bankowe, noty księgowe i inne;
• zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom np. wystawione przez Twoją organizację faktury lub rachunki;
• wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki np. polecenie księgowania.

Każdy z tych dowodów, zanim zostanie opłacony i zaksięgowany musi być prawidłowo opisany. Pieczątki księgowe służą do szybkiego opisania każdego dokumentu. Jeżeli zastanawiasz się, czy ty też musisz kupić specjalne pieczątki księgowe to mam dla Ciebie dobrą wiadomość – możesz document opisać ręcznie, opieczętować lub nadrukować. Ważne jest to, aby opis był trwale połączony z dowodem. Oznacza to w praktyce, że jeżeli nie masz pieczątek to możesz:

• nadrukować z drugiej strony wymagane informacje np. na kartce w formacie A4 lub A5;
• wydrukować opis na kartce papieru A4 i połączyć ją z dowodem księgowym (skleić lub zszyć).

Pierwszy sposób jest zawsze lepszy niż drugi. Znam przypadki, w których kontrola projektowa wycofywała zszyte z opisami dowody księgowe twierdząc, że zszycie to nie jest trwałe spięcie… Chociaż – na małych dokumentach (paragony fiskalne) i na ręcznie wypisywanych fakturach nadruku po prostu nie da się zrobić.

Co powinno się znajdować na opisie dowodu księgowego?

Z punktu widzenia księgowego każdy dokument powinien zawierać:

1. Indywidualny numer nadany przez księgowego, który pozwala na szybkie znalezienie dokumentu w wersji papierowej. Im logika nadawania numerów jest prostsza tym szybciej będziesz mógł znaleźć dokument i np. przedstawić skan do pogłębionej kontroli projektu.
2. Zapisy na jakich kontach księgowych został zaksięgowany dokument. To działanie też wykonuje księgowa, w oparciu o wskazania zarządu.
3. Podpis księgowego, który dokonuje operacji księgowania wraz z datą. Ja najczęściej opisuję to w taki sposób: „Zaakceptowano przez Głównego Księgowego (lub osobę upoważnioną)„.

Wyżej wymienione czynności wykonuje osoba księgująca dokument i, jeżeli zlecasz prowadzenie księgowości firmie zewnętrznej, to nie musisz się przejmować koniecznością posiadania pieczątki księgowej.

Do obowiązków zarządu należy sprawdzenie dokumentu: pod względem merytorycznym, rachunkowym i formalnym oraz zatwierdzenie do do zapłaty i zapłata za niego. Takie informacje też nadrukowuję na fakturze i nie kupuję dodatkowych pieczątek. Do nadruku dołączam dodatkowe wytyczne grantodawcy, które powinny wg. niego znajdować się na opisanym dokumencie. Zaliczają się do niego m.in.: numer umowy, nazwa pozycji budżetowej, dodatkowe logotypy, informacje o zastosowaniu procedur wydatkowania środków, itp.

Czy powinieneś zainwestować w pieczątki?

Decyzja o ew. zakupie pieczątek księgowych zależy od Ciebie. Argumentami za zakupem są:

• samodzielne prowadzenie księgowości i dekretowanie dokumentów. Przeczytaj tekst o tym, czy można prowadzić samodzielną księgowość;
• wielokrotne umieszczanie na dokumentach tych samych informacji;
• realizacja wieloletnich projektów, w których nie zmieniają się wytyczne;
• brak drukarki, na której w łatwy sposób można wydrukować informacje na odwrocie dokumentu.

Nie kupuj pieczątek, jeżeli realizujesz krótkie projekty. Duże pieczątki, na których umieścisz wszystkie wymagane informacje, są stosunkowo drogie (te automatyczne to koszt od. 50zł/ sztukę). Po projekcie taka pieczątka będzie się nadawała do wyrzucenia lub do ew. recyklingu. Możesz sobie zostawić sam automat, a wymienić tylko zapisy na pieczątce (tzw. gumka).

[mailerlite_form form_id=1]

A może w ogóle nie chcesz prowadzić księgowości tylko uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów? Przeczytaj o tym, czy warto przejść na prowadzenie uproszczonej ewidencji przychodów.