3 warunki gwarantujące sukces w pracy online Twojego zespołu

W 2020 r. w tempie ekspresowym musieliśmy przenieść swoje organizacje pozarządowe z epoki biur i papieru do e-świata XXI wieku. Jak pokazują dane ngo.pl „Praca w pandemii. Raport z badań 2020/2021”, aż 61% organizacji wdrożyło system pracy zdalnej, ale aż 59% z przebadanych NGO uważa, że praca zdalna utrudnia prowadzenie działań. Te dane pokazują, że nie tak prosto jest osiągnąć sukces w pracy online. Efekt cyfryzacji zależy od kilku czynników. W tym tekście opowiem Ci o tych najważniejszych.

Sukces w pracy online zależy od ludzi

Po pierwsze, planując działania online lub wykorzystanie konkretnych cyfrowych narzędzi musisz wziąć pod uwagę ilość osób, z którymi współpracujesz. Inaczej będziesz dobierał narzędzia dla jednoosobowych lub partnerskich zespołów, inaczej dla kilkuosobowych projektów, a jeszcze inaczej dla dużych zespołów o skomplikowanej strukturze.

Struktura zespołu

Jeżeli prowadzisz Twoją organizację sam lub z kolegą / koleżanką spokojnie będziecie mogli korzystać z narzędzi dla osób indywidualnych. Oczywiście, pod warunkiem, że te narzędzia będą spełniały kryteria poufności i zgodności z prawodawstwem – np. z RODO. Niestety wiele darmowych narzędzi nie spełnia tego kryterium tj. wymogu ustawowego o podpisaniu umowy o przetwarzaniu danych osobowych. Inne – mają wprost wpisane, że dane przechowywane na darmowych kontach będą wykorzystywane do różnych celów przez firmę dostarczającą narzędzie.

W przypadku kilkuosobowych lub większych zespołów ważna jest struktura zespołu i podział obowiązków. Jeżeli każdy członek zespołu ma wydzielone zadanie i pracuje nad nim indywidualnie będą Ci potrzebne inne narzędzia. Jeszcze inne gdy np. masz zespół zajmujący się PR, który musi się dzielić zadaniami i zasobami. Inne, gdy zarząd chce uczestniczyć w podejmowaniu każdej decyzji, ale pracuje zdalnie, a inne gdy posiadacie biuro i zarząd codziennie pracuje na rzecz organizacji.

Ostatnim ważnym czynnikiem przy planowaniu konieczności cyfryzacji Twojej organizacji jest częstotliwość rotacji personelu. Jeżeli w Twojej organizacji kadra i wolontariusze zmieniają się często to jednym z Twoich priorytetów powinno być przygotowanie „miejsca do przechowywania informacji”. To miejsce online lub offline powinno być uporządkowane tak, aby każda nowa osoba mogła szybko się wdrożyć. Inną kwestią jest to, że duża rotacja osób powinna Cię zastanowić. Rotacja najczęściej jest symptomem objawów chorobowych wewnątrz organizacji.

Preferencje i umiejętności

Oprócz właściwego doboru narzędzi niezbędne do tego, aby osiągnąć sukces w pracy online jest zadbanie o odpowiedni poziom kompetencji cyfrowych w zespole. Jeżeli nie nauczysz osób korzystać z cyfrowego kalendarza spotkań, to możesz prosić, ale i tak nikt nie będzie z niego korzystał. Twoim zadaniem podczas uczenia osób nowych narzędzi jest stworzenie takiego środowiska pracy, aby osoba, która popełni błąd mogła to robić w bezpieczny sposób. Miałam kiedyś taką sytuację, że wdrażałam osoby 60+ do korzystania z dysków google na których były przechowywane stosy ważnych plików projektowych. Wspólnie umówiliśmy się, że użytkownicy nie będą mieli możliwości usuwania plików. To dało im poczucie bezpieczeństwa – mogli odczytywać pliki i dodawać nowe, ale nie mogli przez przypadek usunąć ważnych dokumentów.

Pamiętaj jednak, że część osób niezależnie od tego, co zrobisz, nie będzie się chciała uczyć nowych narzędzi. Wtedy, jako przełożony, możesz tego wymagać, albo wspólnie z zespołem przedyskutować, czy jest jakiś inny sposób na poprawę efektywności pracy. Część osób preferuje narzędzia offline i nie rozstaje się ze swoim kalendarzem lub notesem. Jeszcze inna grupa osób nie znosi, gdy sprawy służbowe pojawiają się w formie powiadomień w ich komórkach – na Messengerze czy WchatsUp. Cześć osób ciągle nie posiada komórek, które dają możliwość wgrywania aplikacji…

Forma pracy ma olbrzymi wpływ na sukces w pracy online

Nie ma idealnych narzędzi dla każdego. Są organizacje, które będą korzystać z nich w minimalnym stopniu a są też takie, które będą opierały o nie całą swoją pracę. E-narzędzia powinieneś wdrażać w zależności od tego, jaki jest tryb pracy w Twojej organizacji.

Organizacja pracująca stacjonarnie

Twoja organizacja pracuje stacjonarnie w wyznaczonych dniach i godzinach. Organizacja posiada biuro, które jest obsługiwane przez jedną osobę, osoby decyzyjne pracują w siedzibie organizacji, są wydzielone sale merytoryczne. Niewiele zadań jest zlecanych „na zewnątrz”. W takiej organizacji nie będziesz potrzebował zaawansowanych narzędzi do pracy online, która nie jest istotą Waszej działalności. Powinieneś skupić się na pełnym wdrożeniu bazowych narzędzi, które powinna posiadać każda organizacja: strona www, maile w domenie dla każdego pracownika, media społecznościowe w zależności od potrzeb. Możesz, ale nie musisz posiadać komunikator do szybkiej wymiany informacji. Ale mogę się założyć, że większość bieżących zadań będziecie omawiać na spotkaniach zespołu. Możesz również wdrożyć wspólny e-kalendarz, aby wiedzieć, kto w danym momencie jest na urlopie lub ma zaplanowane jakieś dodatkowe spotkania.

Pomimo tego, że nie musisz tego robić, powinieneś zadbać o to, aby w Twojej organizacji stworzyć miejsce do przechowywania wiedzy. Najlepiej do tego celu nadaje się dysk w chmurze. Na takim dysku możesz umieścić np. wzory dokumentów, materiały promocyjne, dokumentację RODO, regulaminy i inne ważne pliki. Powinieneś pamiętać, aby ten dysk spełniał wymogi RODO i, aby zarządzać dostępem do plików. Tj. zabierać upoważnienia do dysku osobom, z którymi zakończyłeś współpracę. Od lat pracuję na takich dyskach (najpierw dropbox, a następnie google drive) i każda osoba, z którą zaczynam współpracę ma gotowy zestaw dokumentów do pracy. Nie muszę wysyłać wszystkich plików i zastanawiać się, czy o czymś nie zapomniałam.

Organizacja pracuje stacjonarnie w kilku placówkach

W tej sytuacji oprócz bazowych e-narzędzi w Twojej organizacji musi zostać wdrożony system przechowywania danych i wymiany informacji pomiędzy placówkami. Chodzi o wzory dokumentów, regulaminy, standardy, logotypy i inne działania tak, aby zachować merytoryczną spójność działań. Do tego celu najlepiej nadaje się dysk w chmurze z odpowiednio ustawionymi poziomami dostępu.

Jednak samo przechowywanie wzorów dokumentów w tym momencie nie wystarczy. Z pewnością w różnych placówkach są różne osoby, które odpowiadają za publikację materiałów w Twoich mediach społecznościowych. Te osoby powinny pod ręką mieć gotowe szablony informacji, aby nie zastanawiać się, jaka kolorystyka jest tą właściwą. Do takiego celu możesz wykorzystać Canvę PRO, która dla organizacji pozarządowych jest za darmo. W chmurze Canvy możesz zapisać edytowalne wzory postów na FB i do innych mediów. Dodatkowo Canva podpowiada tzw. „kolory marki” – spójne z Twoim logotypem lub kolorem przewodnim, z którym ma się kojarzyć Twoja organizacja. Najfajniejsze jednak jest to, że w Canvie możesz zaprosić do współpracy nad plikami nawet kilkanaście osób. Dzięki temu wizualna strona Twojej organizacji będzie jednolita i atrakcyjna!

Dodatkowym obowiązkowym narzędziem, które powinna wdrożyć organizacja pracująca w kilku placówkach jest wspólny kalendarz online. Z tego kalendarza powinien korzystać zarówno zespół jak i zarząd. Dzięki temu kierownicy placówek będą wiedzieli, w której placówce w danym dniu będzie przebywać zarząd organizacji i kiedy można poprosić, go o pomoc. Z kolei zarząd będzie mógł dowiedzieć się, jacy pracownicy w danym momencie są na urlopach, wyjściach, czy w trakcie innych działań wykraczających poza standardowy dzień pracy.

Członkowie organizacji mogą się fizycznie spotkać

Taka sytuacja ma miejsce w dwóch przypadkach: organizacja posiada biuro-magazyn lub osoby współpracujące zamieszkują blisko siebie. W tej sytuacji obieg dokumentów papierowych może zostać zabezpieczony przez miejsce, w którym są składowane dokumenty. Z kolei spotkania mogą się odbywać „na żywo” i nie ma konieczności zakupu płatnych usług do prowadzenia spotkań online.

W takiej sytuacji dobór e-narzędzi zależy od wizji i rozmachu działań organizacji. Każda organizacja działająca częściowo zdalnie potrzebuje narzędzi bazowych: strony www, maili dla zespołu, miejsca w chmurze do przechowywania dokumentów i wspólnego kalendarza. Jeżeli organizacja prowadzi media społecznościowe to powinna również korzystać z Canvy.

Jeżeli nie pracujecie z sobą na co dzień to najważniejszym narzędziem, o jakie powinniście zadbać jest komunikator lub system do zarządzania zadaniami. W organizacjach, które prężnie działają natłok maili sprawia, że informacje się gubią, a telefony sprawiają, że informacja dociera do jednej osoby. Aby poinformować 10 osób w formie telefonicznej należy wykonać 10 rozmów, średnio po 10 min. każda… Wybór komunikatora nie jest rzeczą prostą. Część osób nie lubi, gdy im „coś pika” w telefonie, albo gdy otwierają wieczorem FB, a tam wyskakują sprawy do załatwienia… Komunikatory mają tą wadę, że informacje przesłane przez nie się gubią. Wyjątkiem jest slack, w którym można podzielić zespół na grupy tematyczne. Minusem slacka, jest to, że część osób serdecznie go nie znosi…

Organizacja prężnie się rozwijająca w pracy online

Do tego typu organizacji zaliczamy zarówno organizacje, które działają z rozmachem w wersji online i offline. Są podmioty, które nie chcą działać stacjonarnie, a są takie, które pomimo codziennej wspólnej pracy mają tak dużo zadań i informacji, że muszą je wszystkie mieć bardzo dobrze uporządkowane. W obydwu przypadkach oprócz narzędzi bazowych powinien zostać wdrożony system do zarządzania zadaniami i projektami. Ujęcie wszystkich poleceń i czynności do wykonania w jednym miejscu pozwoli na znaczące ograniczenie ilości wysyłanych maili, brak konieczności używania komunikatorów oraz na dalszy rozwój. Do najfajniejszych darmowych narzędzi można zaliczyć Basecamp (minusem jest to, że występuje tylko w wersji angielskiej) lub Freedcamp.

Ja nie korzystam z takich narzędzi, gdyż moje zespoły nie są na nie gotowe, ale mam swój osobisty system zarządzania zadaniami. Korzystam z niego w aplikacji windows, android i w wersji online. Każde zadanie z maila, rozmowy, komunikatora od razu wpisuję w system. Dzięki temu nigdy nie muszę się zastanawiać, co mam w danym momencie z sobą zrobić 🙂

Dodatkowym narzędziem, które powinny mieć zespoły działające tylko online jest newsletter. Taki newsletter możesz połączyć z różnymi narzędziami do zapisywania się na niego (landing page, pop up, itp.). Moim ulubionym jest MailerLite, który jest europejską firmą (zgodność z RODO) dającą do 1000 subskrybentów możliwość pracy z darmo.

Na sam koniec…

Podsumowując, nie ma jedynego właściwego sposobu na to, aby osiągnąć sukces w pracy online. Dobór narzędzi musisz uzależnić od zespołu i jego preferencji, struktury organizacji oraz od wizji jej rozwoju. W każdej sytuacji powinieneś przedyskutować tą kwestię z zespołem lub z kilkoma zaufanymi osobami. Pamiętaj jednak, że rozmowa z miłośnikiem technologii będzie miała inny wydźwięk niż rozmowa z osobą działającą od lat bez komputera. W podejmowaniu decyzji powinieneś wziąć pod uwagę zdanie jednej i drugiej strony. Jeżeli tego nie zrobisz będziesz musiał „zmusić” część osób do korzystania z e-narzędzi…

Przeczytaj również:

1. Czy praca w domu daje nam więcej wolnego czasu?
2. Praca zdalna w organizacji pozarządowej