7 niewybaczalnych błędów piszących projekt

Projekt jest dla osoby z pozarządówki tym, czym budżet roczny dla osoby z korporacji. No może z tą różnicą, że budżet w korporacji się przeważnie należy, a grant jest przyznawany najlepszym organizacjom. Przeczytaj ten tekst, aby się dowiedzieć, jakie są najpoważniejsze błędy osób piszących projekt, które najczęściej skutkują nie otrzymaniem środków.

Błąd 1: Brak lektury regulaminu konkursu

Regulamin konkursu powinien być jak „Biblia dla osoby głęboko wierzącej”. Zawiera on wszystkie nakazy i zakazy, które muszą zostać ujęte we wniosku, aby Twój projekt miał szansę na przejście przez gęste sito konkurencyjnych wniosków. Z regulaminu musisz wynotować:

• termin złożenia wniosku [data i godzina]. Czasami niektórzy „złośliwi” organizatorzy konkursu ustalają, że wnioski można składać np. do godziny 12 w południe. Zapamiętaj godzinę złożenia wniosku, aby nie rwać sobie z głowy włosów, gdy napracowałeś się „jak wół”, a już jest za późno na złożenie wniosku;
• kryteria dostępu lub tzw. kryteria formalne. To pojęcie jest głównie stosowane w projektach finansowanych ze środków unijnych i dotyczy warunków „brzegowych”, jakie musi spełnić projekt, aby mieć szansę na otrzymanie dofinansowania. Do kryteriów dostępu zaliczamy np. minimalną ilość osób, którą trzeba objąć wsparciem oraz wymagany wkład własny finansowy. Te kryteria mogą być różne i dotyczyć zarówno organizacji, jak i samej merytoryki i finansów projektu. Niespełnienie tych wymogów będzie skutkowało odrzuceniem projektu z przyczyn formalnych.
• wymagania dot. wnioskodawcy. W niektórych konkursach ich organizatorzy mogą wymagać np. dwuletniego doświadczenia w danej dziedzinie. Te wymagania mogą również dotyczyć konieczności posiadania odpowiedniej kadry lub biura w konkretnym województwie lub mieście. Niespełnienie tych wymogów będzie najcześciej skutkowało odrzuceniem projektu z przyczyn formalnych.
• odniesienia do innych aktów prawnych. Są takie konkursy, w których trzeba spełnić nie tylko wymogi wpisane w regulamin konkursu, ale również w inne akty prawne. Np. pisząc projekt na utworzenie świetlicy środowiskowej dużym błędem jest niezapoznanie się z Ustawą o pieczy zastępczej i rozporządzeniem wykonawczym do tej ustawy. Z kolei pisząc projekt tzw. unijny należy się zapoznać z wytycznymi ds. kwalifikowalności wydatków i wytycznymi ws. informacji i promocji. Pamiętaj, że w regulaminie zawsze są wskazane dokumenty dot. danego programu, ale merytoryczne akty prawne już nie zawsze. To Ty, jako osoba merytoryczna, musisz się znać na dziedzinie, której dotyczy projekt. Brak znajomości wszystkich wytycznych jest błędem, który skutkuje dużymi trudnościami na etapie realizacji lub otrzymaniem niższej liczby punktów;
• koszty niekwalifikowane. Najczęściej dotyczą zakupu sprzętu, nieruchomości, wynagrodzeniami lub wszelkiego rodzaju nagrodami. Warto zwrócić na nie uwagę, ponieważ ujęcie w projekcie kosztów niekwalifikowanych może skutkować obniżeniem oceny lub, w całkowitym odrzuceniem projektu z przyczyn formalnych;
• kryteria premiujące. To kryteria, których spełnienie może skutkować otrzymaniem dodatkowych punktów przez nasz projekt. Do takich kryteriów zaliczamy np. objęcie wsparciem większej niż wymagana ilości osób lub zaproponowanie działań proponowanych przez instytucję ogłaszającą konkurs. Warto zaplanować działania w taki sposób, aby otrzymać dodatkowe punkty, gdyż często o „być lub nie być” projektu decyduje 1 punkt. Jednak pamiętaj, aby nie robić tego za wszelką cenę i nie planować działań, których „nie czujesz”. Oceniający też tego „nie poczuje”;
• informacje, jakie zapisy powinny się znaleźć we wniosku o dofinansowanie. W regulaminach niektórych unijnych konkursów jest wprost wskazane jakie informacje powinieneś zawrzeć we wniosku o dofinansowanie. Musisz o nich pamiętać, gdyż jest to błąd, który może Cię kosztować odrzucenie wniosku z przyczyn formalnych.

Błąd 2: Niezapoznanie się z kartą oceny merytorycznej

Karta oceny merytorycznej zawiera dużo różnych i ciekawych informacji, z którymi autor projektu powinien się zapoznać. W tym dokumencie najważniejsze są dwie informacje:

• w jaki sposób będzie oceniany projekt i jego błędy. Ocena może polegać na szczegółowym sprawdzeniu wielu różnych kryteriów, z których każde musi zostać spełnione w jakimś stopniu lub na ogólnej ocenie 4-6 części projektu;
• czy są jakieś rzeczy na które trzeba zwrócić uwagę w działaniach. Np. ocenie może podlegać wpisywanie się w działania patriotyczne.

Do najważniejszych skutków braku znajomości karty może należeć merytoryczne odrzucenie projektu. Np. było tak kiedyś w FIO, w którym ocenie podlegał stopień zaangażowania społeczności lokalnej w projekt . Ta informacja znajdowała się tylko w karcie oceny i brak znajomości karty powodował, że większość projektów odpadała na tym kryterium.

Do kardynalnych błędów należy brak znajomości i stosowania zasad języka polskiego

Jeżeli próbowaliście kiedyś przeczytać tekst w stylu „wsp. uzysk. 12 os. wykl. społ. z pow. biedy” lub „uczestniczą w aktywnych workshopach” to wiecie o czym piszę. Takich tekstów nie da się normalnie czytać. W oceniającym narasta irytacja i rośnie złe nastawienie do Twojego projektu. Efektem może być zupełne niezrozumienie tego, o co Ci chodzi i zła ocena Twojego pomysłu.

Pisanie wniosków jest sztuką wyboru. Musisz wybrać jakie informacje są ważne, a jakie mniej ważne. Musisz również zdecydować, czy nie da się napisać czegoś krócej. Np. zamiast „wsparcie będzie mogło uzyskać 16 osób narażonych na wykluczenie społeczne z powodu ubóstwa, objęcia wsparciem MOSP i innych przyczyn” możesz napisać: „w projekcie uczestniczy 16 osób wykluczonych społecznie”. Druga wersja jest mniej „poprawna politycznie”, gdyż raczej nie powinieneś stosować wyrażenia „osoba wykluczona społecznie”, ale jest to termin określony w ustawie o pomocy społecznej i tak określając uczestników projektu oceniający przeważnie wie o kogo chodzi.

Jeżeli już mowa o języku, to warto dbać o to, aby język był wrażliwy społecznie. Nie pisz o inwalidach, upośledzonych umysłowo i niesprawnych osobach. Jeżeli chcesz zmienić świat wokół siebie i rzeczywiście pomóc osobom z niepełnosprawnością to pokaż językiem, że szanujesz te osoby i wiesz, jakie sformułowania mogą sprawiać im przykrość. Pamiętaj, że język stwarza naszą rzeczywistość. Nazwanie kogoś „patologią” jest tak samo obraźliwe jak np. przeklnięcie w języku mówionym.

Ostatnim poważnym „językowym błędem” jest brak stosowania akapitów w długim tekście. Nie ma nic gorszego niż czytanie np. 1,5 strony litego tekstu małym drukiem. Wiem, że często w generatorze nie ma możliwości ustawienia akapitów. Tak się dzieje np. ASOS, gdy wpisujemy tekst w wyskakujące pola. Ale zawsze możesz spróbować kliknąć 2 x Enter – wtedy zużyjesz 2 znaki, ale zyskasz przychylność oceniającego, który nie jest zmęczony samym wyglądem Twojego projektu.

Bo pamiętaj! Zadowolony oceniający pozytywnie patrzy na Twój projekt i jego błędy!

Błąd 4: Projekt nie jest logiczny

Nawet najlepiej zredagowany i napisany projekt musi mieć swoją wewnętrzną spójność, logikę i sens. Jeżeli projekt ma błędy logiczne to może wydawać się mało wartościowy i chaotyczny. A chaos w we wniosku powoduje to, że oceniający zaczyna się zastanawiać, czy wnioskodawca wie, jaki efekt chce osiągnąć.

W dużym skrócie mówiąc, projekt będzie logiczny jeżeli opiszesz pewien problem, następnie postawisz sobie za cel jego rozwiązanie. Później zaplanujesz działania, których rezultaty przyczynią się do osiągnięcia założonego celu. Do tego musisz dołożyć „kulturalny budżet” oraz oszacować ryzyko w projekcie.

Jeżeli już zaplanujesz logiczny projekt to musisz go opisać w uporządkowany sposób. Najlepiej tak, aby ktoś z zewnątrz zrozumiał co po kolei ma zrobić w projekcie. Np. osoba, która nic nie wie np. o bezdomności, będzie wiedziała, jak zorganizować dla nich wsparcie.

5. Błędy w budżecie najczęściej dyskwalifikują projekt.

Do najpoważniejszych błędów w budżecie projektu zalicza się przeszacowanie kosztów jednostkowych. Jeżeli wydatki w Twoim projekcie będą zbyt wysokie, to oceniający będzie miał wrażenie, że chcesz zarobić na projekcie. Pamiętaj, że projekty są realizowane po to, aby rozwiązać problemy społeczne, a nie po to, aby organizacja „z nich żyła”. Zdaję sobie sprawę z tego, że jest dużo organizacji, którym projekty zapewniają utrzymanie, ale wierzę, że robią one coś dobrego dla innych. I, że to jest główny cel ich działania.

W każdym razie, jeżeli nie pokażesz oceniającemu, że naprawdę zależy Ci na zmianie otaczającej cię rzeczywistości, a do tego dołożysz roszczeniowy budżet, to z góry skreślisz swój projekt. Wszystkie inne błędy w budżecie są negocjowalne, no oprócz tych, które są kryteriami dostępu.

Błąd 6: więcej nie znaczy lepiej

Na początku miałam tendencję do tego, aby w projekt wpisywać wszystko, co wydawało mi się fajne i potrzebne. Zaplanowanych działań było zdecydowanie za dużo, a ja albo nie otrzymywałam dotacji lub miałam duże problemy na etapie realizacji.

Jeżeli też masz tendencję do planowania za dużo, to po pierwszej wersji projektu spójrz na niego krytycznie i wywal połowę niepotrzebnych działań. W projekcie zostaw zadania najistotniejsze. Oceniający będzie miał wrażenie, że działania są starannie wyselekcjonowane, a ty pozbędziesz się problemu nadmiaru zadań do wykonania na etapie realizacji.

Aby móc zmieniać zaplanowane działania zacznij planować projekt jak najszybciej się da – nie zostawiaj wszystkiego na ostatni moment, bo wtedy popełniasz błędy. Działając pod presją łatwo możesz coś popsuć lub zrobić źle i już nie będziesz miał szans na poprawę.

Błąd 7: brak kopii zapasowych projektu

Technika codziennie jest lepsza i codziennie nas zawodzi. Nie ufaj generatorom wniosku i wordowi. Generatory stale się zawieszają i „gubią dane”, a komputery regularnie się psują i aktualizują. Obecnie najpewniejszym zabezpieczeniem naszej pracy, jest trzymanie danych w chmurze (np. Google). Jeżeli chcesz pisać od razu w generatorze to pamiętaj o tym, aby co godzinę pobierać wniosek na komputer. Dzięki temu nawet po awarii generatora uda ci się przekopiować zapisy wniosku w przypadku, gdy Twoje bezcenne dane znikną. Również po skończeniu pracy nad wnioskiem warto go wysłać do innych członków zarządu oraz trwale zapisać dane dostępu do generatora. Nie ma nic gorszego niż dostać grant i nie wiedzieć, jak się dostać do generatora, aby poprawić wniosek.

Kpie wniosku przydają się również do czego innego. Obecna rzeczywistość jest taka, że ok 5% – 10% projektów otrzymuje grant za pierwszym podejściem. Warto składać dany wniosek do różnych konkursów do skutku. Możesz mieć pecha do oceniającego lub popełnić głupie błędy. Jeżeli jednak napracowałeś się nad projektem i zależy Ci na nim to próbuj do momentu, w którym otrzymasz wymarzone środki. W tym czasie popraw projekt, spraw by był bardziej innowacyjny i atrakcyjny.

A jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o innowacyjności to zapraszam do lektury tego tekstu 🙂