Jak znaleźć najlepsze biuro księgowe dla organizacji?

Księgi rachunkowe są czymś, co zgodnie z Ustawą o rachunkowości, każda organizacja pozarządowa musi prowadzić. Księgi możemy prowadzić samodzielnie, może to robić biuro księgowe lub możemy „zwolić się z prowadzenia księgowości” poprzez wprowadzenie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów.

O samodzielnym prowadzeniu księgowości pisałam już w jednym z moich artykułów. O tym, czy warto przejść na prowadzenie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów również. Teraz czas tekst o najprzyjemniejszej formie prowadzenia księgowości – zleceniu usługi biuru księgowemu. Ta usługa kosztuje od 250 zł miesięcznie, ale za to powinniśmy przestać się martwić naszymi fakturami. Czy tak jest w rzeczywistości? Zapraszam do lektury!

Najlepsze biuro księgowe dla organizacji to takie, które wie, co to jest organizacja pozarządowa 🙂

I to jest pierwsza rzecz, którą musisz sprawdzić. Jeżeli musisz Pani tłumaczyć, co to jest stowarzyszenie lub fundacja to naprawdę źle rokuje. Organizacje pozarządowe wymagają prowadzenia pełnej księgowości. A dodatkowo koszty księguje się w podziale na rodzaj kosztu (np. materiały, usługi) oraz w podziale na sposób sfinansowania kosztu (np. dotacja 1, odpłatna działalność statutowa, itp.). Jeżeli Twoje biuro księgowe nigdy tego nie robiło w taki sposób, to może się okazać, że Twoje dokumenty są źle zaksięgowane. Na samą myśl cierpię, bo nie ma nic gorszego niż źle proksięgowane dokumenty. Szczególnie w sytuacji, gdy masz 10 dni na sprawozdanie lub za 3 dni ma przyjść kontrola…

Z wiedzą specjalistyczną nt. rozliczania i księgowania organizacji pozarządowych wiążą się dwie inne kwestie. O nie również warto zapytać potencjalne biuro księgowe:

1. Jak długo biuro działa na rynku?
2. Jak duży jest zespół biura.

Dzięki temu powinieneś mieć pewność, że biuro nie zlikwiduje swojej działalności w połowie roku i, że w przypadku urlopu „Pani Kasi”, inna osoba na czas zaksięguje dokumenty Twojej organizacji.

Zakres usług

Jeżeli chcesz „pozbyć się” smutnego obowiązku prowadzenia księgowości to podejdź do tematu kompleksowo. Biuro księgowe dla organizacji powinno przygotować dla Ciebie wzór polityki rachunkowości (Dowiedz się co to jest polityka rachunkowości i kto ją tworzy?), księgować Twoje faktury, obsługiwać ZUSy i podatki. Ważną kwestią jest to, czy księgowi są w stanie obsługiwać kadrowo Twoją organizację. Obsługa kadrowa polega na tym, że Ty przygotowujesz umowy zlecenia lub umowy o pracę, a oni przygotowują do nich listy płac. W przypadku umów o pracę dochodzą jeszcze dodatkowe kwestie – konieczność liczenia urlopów, L4, itp.

Biuro księgowe może, ale nie musi, chcieć rozliczać Twoje dotacje. W jednej organizacji mam taką księgową, której daję dostęp do generatora sprawozdań, a ona do niego wpisuje wszystkie finanse. Ta sytuacja jest wyśmienita, ale raczej nie licz, że Ciebie to spotka. Pani jest księgową, która księguje organizację, która rocznie realizuje 2 projekty. Oprócz tego księgi prowadzi dla firmy, w której pracuje. W biurach księgowych, w których jest kilkanaście-kilkadziesiąt obsługiwanych podmiotów, obsługa dotacji jest rzadkością.

Z zakresem usług biura księgowego jest powiązana cena za te usługi.

Cena

Jeżeli jesteś na etapie poszukiwania biura księgowego powinieneś bardzo dokładnie dowiedzieć się za co będziesz płacił i co wchodzi w koszt ryczałtowy. Bardzo często w cenę podstawową wlicza się wyłącznie 10-20 faktur w miesiącu. Dodatkowo się płaci za każdą umowę zlecenie – tj. wystawienie do niej listy płac/ rachunku. Dużo więcej kosztuje prowadzenie każdej umowy o pracę z osobna. Dlatego, gdy pytasz, pytaj dokładnie o koszt prowadzenia zleceń, umówi o pracę. Warto też zapytać, czy przygotowanie CIT-8 i rocznego sprawozdania finansowego będzie się wiązało z dodatkowymi kosztami.

Kolejnym kosztem, który może Ciebie zaskoczyć jest kosz dodatkowych opłat za prowadzenie działalności gospodarczej. Nie wiem, z czego to wynika, ale miałam kilka sygnałów mówiących o tym, że jeżeli organizacja prowadzi działalność gospodarczą jest traktowana jak przedsiębiorca. I wszystko kosztuje 1,5-2 razy więcej. Stąd jeżeli planujesz otwarcie działalności gospodarczej w przyszłości – od razu pytaj o to, jak zmienią się ceny po rejestracji działalności.

Negocjując ceny pamiętaj o tym, aby zapytać, czy podane kwoty są kosztem netto czy brutto. Biura księgowe pracujące z vatowcami co do zasady operują na kwotach netto. My raczej pracujemy na kwotach brutto (tych większych o podatek VAT). Kilka razy już się nacięłam na to, a niektóre koszty mnie naprawdę zdziwiły…

Siedziba

Jeżeli Twoja organizacja rozlicza dotacje to bardzo duże znaczenie ma to, gdzie mieści się biuro księgowe. Często do sprawozdań należy dołączyć ksera już opisanych księgowo dokumentów lub w sprawozdanie wpisujesz numery księgowe. Oznacza to nic innego, że ty musisz opisać i podpisać fakturę, następnie musi to zrobić biuro księgowe. Potem ta faktura musi do Ciebie wrócić, byś zdążył ją e terminie wpisać i rozliczyć. W projektach unijnych masz na to 10 dni. Moim zdaniem najlepiej mieć biuro księgowe w swojej miejscowości, a najlepiej w swojej siedzibie. Niestety nie każdego stać na zatrudnienie własnej księgowej, więc o tej opcji idealnej na razie nie będziemy rozmawiać 🙂

Z umiejscowieniem biura księgowego wiążą się jeszcze dwie inne kwestie:

1. Miejsce przechowywania dokumentów;
2. Godziny pracy biura księgowego i sposób zostawiania dokumentów księgowych.

Znam biura księgowe, które cały rok przechowują nasze dokumenty, ale znam też takie, które od razu po zaksięgowaniu oddają nam je. Wtedy musimy je przechowywać je w swojej siedzibie i dbać, aby w bieżącej wymianie „papierów” nic nie zaginęło. To jest taki dodatkowy aspekt, który ma znaczenie w przypadku organizacji finansujących się w oparciu o projekty oraz takich, które maja niewiele miejsca w swoich siedzibach.

Sama procedura wymiany dokumentów też może być skomplikowana. Jeżeli Ty pracujesz od 9.00 – 17.00, a biuro np. od. 8.00 – 16.00 to realia są takie, że dokumenty możesz im wysyłać pocztą, co rodzi dodatkowe koszty. Możesz również brać urlop, aby osobiście zawieźć i odebrać bezcenne faktury. Dobrym pomysłem jest opatentowana przez jedno katowickie biuro księgowe „skrzynka na dokumenty”. Polega to na tym, że pod siedzibą biura księgowego stoi wielka skrzynka na listy, która jest dostępna 24h. Każdy klient biura może o każdej porze dnia i nocy podjechać do siedziby biura i wrzucić do niej swoje dokumenty. Skrzynka jest monitorowana, a przesyłki są wyjmowane rano i wieczorem w dni robocze. Dla mnie jest to świetna opcja – mogę pod drodze z pracy lub do pracy podrzucić pliki i się już nimi nie martwić 🙂

Procedury, a biuro księgowe dla organizacji

Procedury to coś, czego bardzo nie lubię, bo są czasochłonne, ale też doceniam to, że procedury dają poczucie bezpieczeństwa. A, jak pewno się domyślasz, Twoje dokumenty musisz bezpiecznie przechowywać i przetwarzać przez długie lata.

Dobre biuro księgowe dla organizacji ma siedzibę w miejscu, które spełnia procedury BHP i przeciwpożarowe. Co prawda nie ma takich wymogów prawnych, ale nie chcesz, zadbać o bezpieczeństwo Twoich dokumentów, to nie przechowuj ich w starych i zaniedbanych pomieszczeniach. Z możliwością zniszczenia dokumentów wiąże się jeszcze jeden aspekt. Obecnie każde biuro księgowe musi być ubezpieczone. I spokojnie możesz zapytać, jaki jest zakres takiego ubezpieczenia.

Same dokumenty należy przechowywać w bezpiecznym zamknięciu, a dostęp do nich powinny mieć osoby upoważnione. Ten wymóg wynika z Ustawy o przetwarzaniu danych osobowych (sławetne RODO). Aby biuro mogło upoważnić osobę do przetwarzania danych Twojej organizacji umowa na prowadzenie księgowości powinna zawierać informacje o zasadach zarządzania danymi.

Na sam koniec możesz zapytać o to, w jaki sposób będą księgowane Twoje dokumenty i z jakiego programu korzysta biuro. Są programy popularne, które są na bieżąco aktualizowane. Są też takie, które nie mają wsparcia, co rodzi większe ryzyko błędu.

…

Jak widzisz wybór i zlecenie usługi księgowości wcale nie jest takie proste. Znam organizacje, które nienawidzą swoich biur księgowych. Za to, że te popełniają błędy i trzeba wszystko po nich sprawdzać. Inne płaczą, że drogo, gdy oni miesięcznie mają 2-3 rachunki do zaksięgowania. Jeszcze inni nigdy nie dostają dokumentów na czas, a samo biuro tak pracuje, że ani nie da się do niego dojechać, ani dostarczyć dokumentów w godzinach pracy.

Gdy będziesz wybierał, a korzystasz z dotacji, przemyśl gruntownie obieg dokumentów. Tak, abyś na czas mógł wpisać wszystkie wydatki do sprawozdania. Dowiedz się też do czego służą pieczątki księgowe.

Nie chcesz czytać? Posłuchaj mojego podcastu na ten temat 🙂