7 niezbędnych elementów projektowej umowy partnerskiej

Po ostatnio wynikach różnych konkursów grantowych możesz zastanawiać się, czy są jakieś gotowe wzory umowy partnerskiej. Takie wzory możesz znaleźć w internecie, ale nie każdy wzór będzie odpowiedni do każdej sytuacji. Na co zwrócić uwagę podczas przygotowywania umowy partnerskiej? Jak to dobrze zrobić?

Po pierwsze musisz zwrócić uwagę na rodzaje umów partnerskich, które są najczęściej stosowane w organizacjach prozarządowych. Do głównych typów umów zaliczamy:

Umowy finansowe i niefinansowe

W projektach jedną z częściej stosowanych umów jest umowa finansowa. To umowa, która reguluje zasady współpracy finansowej w ramach konkretnego projektu realizowanego przez dwie instytucje. Nazywamy ją umową partnerską. Taka umowa jest najczęściej wymagana przez grantodawcę. A i same organizacje, które mają przekazać partnerowi jakąś część dotacji odczuwają „potrzebę zabezpieczenia swoich interesów”. Jeżeli umowa partnerska reguluje podział naprawdę dużych środków, a partnerzy projektowi nie znają się zbyt dobrze to zabezpieczeniem umowy może być weksel in blanco.

Na rzecz projektu mogą też pracować inne instytucje. Ta współpraca najczęściej odbywa się w ramach współpracy niefinansowej. Do takich współprac możesz zaliczyć np. współpracę z domem kultury, który nieodpłatnie udostępni salę na zajęcia projektowe. Innym przykładem jest niefinansowa promocja działań projektu przez lokalną gazetę. W takiej sytuacji możesz, ale nie musisz podpisać umowę partnerską. Za jej podpisaniem będą przemawiały:

• wpisanie w projekt partnerstwa formalnego;
• zalecenie grantodawcy;
• wskazanie współpracy, jako rezultatu projektu;
• prośba partnera – instytucji.

W związku z tym, że organizacje społeczne lubią minimalizować ilość produkowanych papierów, to jeżeli nie muszą – rzadko podpisują niefinansowe umowy partnerskie.

Czym się różni wzór umowy partnerskiej w projekcie „unijnym” i „nieunijnym”?

Projekty dofinansowane ze środków Unii Europejskiej rządzą się swoimi, dużo bardziej skomplikowanymi, prawami. Samych istotnych wytycznych rządowych jest kilkanaście. Do tego dochodzą ogólnopolskie procedury np. wynikające z ustawy o ochronie danych osobowych tj. RODO. Do tego musisz pamiętać o dostępności projektów dla osób z niepełnosprawnością i wiele innych. Niestety urzędnicy odpowiedzialni za te projekty (opiekunowie i kontrolerzy) są coraz bardziej drobiazgowi, jeżeli chodzi o każdy świstek papieru. A każda niewykonana rzecz może być powodem uchybienia i naliczenia korekty finansowej.

W związku z powyższym w umowie partnerskiej dotyczącej projektu unijnego powinieneś:

• zawrzeć wszystkie wytyczne z umowy o dofinansowanie projektu. Np. nowością jest konieczność informowania IP o zamiarze powierzenia danych do przetwarzania i cała dodatkowa procedura RODO. Zasady przetwarzania danych możesz zawrzeć w samej umówię partnerskiej lub w umowie dodatkowej dotyczącej wyłącznie danych osobowych;
• dokładnie rozpisać podział kosztów bezpośrednich i pośrednich, w tym określić wysokość wnoszonego wkładu własnego. Dodatkowo opisujesz zasady wypłaty kolejnych transz dofinansowania;
• zobowiązać partnera do stosowania różnych wytycznych dotyczących realizacji projektów unijnych. Jeżeli Twój partner jest początkujący, wpisz mu literalnie co powinien robić i do jakich zasad się stosować;
• opisać zasady komunikacji w zespole projektu i zasady zarządzania strategicznego, w tym powołanie grupy sterującej projektem lub innego ciała składającego się z przedstawicieli wszystkich partnerów. Ten zespół ma za zadanie podejmować decyzje np. dotyczące zmiany wniosku, wdrożenia działań naprawczych, itp.

Gotowe wzory umów partnerskich

Zanim zaczniesz szukać w internecie wzoru umowy partnerskiej sprawdź, czy wzór umowy nie jest załącznikiem do Regulaminu konkursu. Taka sytuacja miała miejsce kilka lat temu w programie FIO, środkach unijnych. A np. w konkursie ASOS był określony wzór umowy wolontariackiej. Dzisiaj wzór umowy partnerskiej, który jest załącznikiem do Regulaminu konkursu jest rzadkością. Jednak zanim zaczniesz tworzyć nowy wzór sprawdź, czy już ktoś tego za Ciebie nie zrobił.

Jeżeli w Twoim konkursie jest określony wzór, to pamiętaj, że stanowi on niezbędne minimum. Oznacza to, że możesz do tego wzoru dopisać nowe paragrafy, ale nie możesz nic z niego usunąć.

Obligatoryjne elementy umowy partnerskiej

Każda umowa partnerska powinna mieć następujące paragrafy:

1. Zakres/ cel umowy. W którym określisz w jakim celu i na jaki okres została zawarta umowa. W tym miejscu możesz też dopisać dodatkowe rzeczy: np. to, że umowa została zawarta w oparciu o konkretne wytyczne.
2. Obowiązki i uprawnienia partnerów. W tym miejscu opisujesz to do czego zobowiązuje się każdy z partnerów, w tym inne niż wynikające z treści wniosku o dofinansowanie obowiązk.
3. Podział środków pomiędzy partnerami i ew. ograniczenia w wydatkowaniu. Na przykład w projektach unijnych możesz chcieć podzielić budżet na koszty bezpośrednie projektu (tj. koszty działań merytorycznych) i koszty pośrednie – administracyjno-promocyjne.
4. Zasady sprawozdawczości finansowej i niefinansowej. Ten punkt jest szczególnie istotny w przypadku projektów, w których będziesz przygotowywał sprawozdanie częściowe. Np. w projektach unijnych masz na to 10 dni roboczych. To bardzo krótki okres, w którym musisz sprawozdać wszystkie faktury, wykazać w tabelach uczestników i opisać działania merytoryczne zrealizowane w poprzednim kwartale. Gdy partner nie dostarczy swojej części danych na czas możesz mieć bardzo duży problem w terminowym sprawozdaniu się.
5. Sposób przetwarzania danych osobowych. Ten punkt od 2018 r. został bardzo mocno rozwinięty w umowach o dofinansowanie, które narzucają sposób postępowania z danymi. W projektach dofinansowanych ze środków krajowych i prywatnych Twoja organizacja będzie administratorem danych. W tej sytuacji sam określasz sposób przekazywania danych partnerom. W projektach unijnych administratorem danych jest instytucja pośrednicząca, która ustala zasady przetwarzania danych. W ostatnim projekcie w umowie o dofinansowanie zawartej z liderem grantodawca zastrzegł, że chce akceptować wzór umowy dot. przetwarzanie danych. Dlatego w umowie partnerskiej został ujęty punkt mówiący o tym, że partnerzy zawrą dodatkową umowę dotyczącą tego tematu.
6. Sposób monitoringu i kontroli.
7. Postanowienia końcowe, w którym określasz zasady wprowadzania zmian w umowie oraz sposób jej rozwiązania. W tym miejscu podaje się też ilość powstałych egzemplarzy umowy oraz metody rozwiązywania sporów pomiędzy partnerami.

Dodatkowe zapisy

Pisząc umowę partnerską powinieneś zawrzeć wyżej wymienione elementy. Jeżeli nie masz ograniczeń ze strony grantodawcy lub innych osób to możesz te zapisy zredukować. Możesz też je poszerzyć o dodatkowe elementy. Taka sytuacja będzie miała miejsce w umowach partnerskich dotyczących realizacji projektów finansowanych ze środków unijnych. W nich powinny się też znaleźć punkty dotyczące:

1. Organizacji wewnętrznej partnerstwa, w którym opiszesz zasady działania grupy sterującej, częstotliwość spotkań, narzędzia komunikacji, sposób podejmowania decyzji w projekcie, itp.
2. Obowiązki informacyjne związane z promocja projektu.
3. Obowiązki w zakresie przechowywania dokumentacji, w tym czas przechowywania dokumentacji.
4. Pełnomocnictwo do reprezentowania Partnera przed IP.

Jeżeli ciągle zastanawiasz się, jak napisać taką umowę i, jakie elementy powinna ona mieć zainspiruj się naszym bezpłatnym wzorem, który możesz pobrać po zapisaniu się do newslettera.

Możesz też posłuchać o tym, jakie znam skuteczne metody monitoringu finansowego w projektach.

[mailerlite_form form_id=3]