4 narzędzia do prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów

Zgodnie z Ustawą o rachunkowości organizacje pozarządowe mają możliwość rezygnacji z prowadzenia pełnej księgowości na rzecz takiego tworu przeznaczonego wyłącznie dla społeczników – uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów (tzw. UEPiK). O tym, dlaczego warto się nad tym zastanowić i jak to zrobić pisałam w tym wpisie. Dzisiaj przyszedł czas na poznanie i wybór narzędzia do prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów.

Wpis edytowany w marcu 2023 r., gdy dopisałam kolejne narzędzie do prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów.

Exell jako narzędzie do prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów

To, co odróżnia UEPiK od pełnej księgowości, to exell. A mianowicie, chcąc prowadzić pełną księgowość w formie elektronicznej należy mieć do tego specjalne narzędzie, które odnotowuje każdą zmianę zapisów. Programy księgowe zapisują kto i kiedy wprowadził dany dokument i kiedy go zmienił. Exell nie daje takiej możliwości – pracując w exell bardzo łatwo jest przypadkowo usunąć część danych z komórki.

Jednak exell może być traktowany, jako narzędzie do prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów. Portal ngo.pl opracował wzory dokumentów, z których możesz korzystać. Można je pobrać za darmo z tej strony. Plusem prowadzenia księgowości w oparciu o te wzory jest niski koszt narzędzi. Wzory działają nawet, gdy uruchomisz je w darmowym Libre office lub arkuszach Google. Do minusów działania w ten sposób należy łatwość utraty danych i brak kontroli wprowadzanych danych. Exell nie będzie sprawdzał, czy wprowadziłeś wszystkie dane i czy zrobiłeś to w sposób prawidłowy. Exell nie „da znać”, gdy część danych usuniesz przez przypadek.

Podobne druki przygotował portal Gofin. Te zestawienia możesz pobrać w formacie .pdf i wypełnić odręcznie. Możesz też pobrać wersję edytowalną w formacie .gofin. Aby z niej korzystać w wersji elektronicznej powinieneś posiadać program „druki gofin”, którego roczny koszt to ok. 200 zł.

Program księgowy obsługujący UEPiK

Po dość dokładnych poszukiwaniach w internecie znalazłam 2 programy księgowe, które można potraktować jako narzędzia do prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów. Są to: Ognik oraz RewizorNEXO. Roczny koszt zakupu programu Ognik wynosi 499 zł, a Rewizor Nexo – 1199 zł.

Plusem korzystania z programów księgowych jest to, że program monituje, gdy błędnie wprowadzamy w niego dane lub, gdy przez przypadek próbujemy je usunąć.

Minusem korzystania z programów księgowych jest z pewnością ich cena. I nie dajcie się nabrać na to, że Ognik ma licencję wieczystą. Nasz rząd funduje nam regularnie zmiany w prawie podatkowym, co powinno zostać odzwierciedlone w programie księgowym w rocznych aktualizacjach. Niestety te roczne aktualizacje są dodatkowo płatne.

Kolejnym minusem korzystania z programów księgowych jest czas, który musisz poświęcić na nauczenie się obsługi tych programów. Oczywiście te programy mają swoje tutoriale. Np. Ognik ma dość dużo wyjaśnień, a RewizorNEXO ma nawet cały artykuł, jak zacząć prowadzić księgowość w formie uproszczonej. Musisz jednak pamiętać, że są to tutoriale pisane dla osób, które mają podstawową wiedzę księgową i, że nie wszystkie kwestie rachunkowe są w nich wyjaśnione. Więc jeżeli będziesz miał pytania dotyczące zasad rozliczania umów zleceń to nie dowiesz się tego z tutorialu. To jest wiedza tajemna, którą każda księgowa posiada.

W zależności od Twoich umiejętności księgowych i ceny usług księgowych w Twojej okolicy musisz się zastanowić, czy bardziej opłaca Ci się kupować program i z nim „walczyć” w początkowym etapie wprowadzania danych, czy zapłacić trochę więcej profesjonalnej księgowej.

e-program do prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów

Od 2022 r. jest dostępne narzędzie online do prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów. Mowa o uepik24.pl. Jest to narzędzie płatne (35 zł/ m-c w 2023 r.) i nie ma opcji skorzystania w ograniczonym zakresie z darmowej wersji. W 2021 r. rozmawiałam tez z przedstawicielami Fundacji Cadmus, która zaaplikowała o wsparcie i środki do Funduszu Sektor 3.0 na opracowanie kolejnego narzędzia do prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów. Niestety do tej pory strona uepik.org nie działa.

e-narzędzia zastępują tradycyjne exele i zmniejszają ryzyko popełnienia błędu. A w związku z ciągle rosnącymi cenami usług księgowych może warto skorzystać tej opcji?

Podsumowując…

Jak widzicie tych narzędzi jest stosunkowo niewiele. Z darmowych mamy do dyspozycji wyłącznie arkusze przygotowane przez ngo.pl. Następnie na rynku istnieją programy do prowadzenia księgowości, które posiadają moduł do prowadzenia księgowości w formie uproszczonej. Ich ilość też „nie powala”. A ogólna dostępność programów do prowadzenia ksiąg w formie książki przychodów i kosztów sprawia, że wielu osobom wydaje się, że uproszczenia dla jednoosobowych działalności i dla organizacji społecznych prowadzi się dokładnie w ten sam sposób. Dlatego z taką ciekawością zapoznałam się z projektowanym przez Fundację Cadmus narzędziu, które ma pomóc organizacjom w prowadzeniu uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów. Jak im wyjdzie? Czas pokaże, gdyż to narzędzie jest w fazie projektowania.

Przeczytaj o tym, jak zarządzać budżetem projektu za pomocą tabel przestawnych w arkuszach kalkulacyjnych.