Dotacje dla NGO

Ten artykuł rozpoczyna cykl tekstów poświęconych pozyskiwaniu środków na działania w organizacjach pozarządowych. Dzisiaj przedstawię Ci czym są dotacje dla NGO. Z tekstu dowiesz się również jakie są plusy i minusy finansowania Twojej organizacji pozarządowej wyłącznie z dotacji.

Jak pozyskać dotację dla NGO?

Dotacje są najpopularniejszą i, jeszcze do niedawna, najłatwiejszą formą pozyskiwania środków przez organizacje pozarządowe. Procedura pozyskiwania środków wygląda następująco:

1. Masz pomysł na działanie lub chcesz rozwiązać, jakiś istotny problem dotykający konkretną grupę docelową. Swoje przemyślenia spisujesz w formie projektu zawierającego następujące elementy: opis sytuacji problemowej, cele, rezultaty, działania, budżet i ew. ryzyko projektu.
2. Przygotowujesz wniosek o dofinansowanie, który zawiera wyżej wymienione elementy. Dodatkowo do wniosku należy dopisać informację o wcześniejszej działalności organizacji i jej potencjale kadrowym i technicznym. Zapoznaj się z informacjami, jakich błędów nie powinieneś popełniać pisząc wniosek.
3. Podpisujesz umowę o dofinansowanie. Umowa określa na co i w jaki sposób możesz wydać środki, jak powinna wynikać promocja projektu i kto odpowiada za RODO. Umowa określa również zasady sprawozdawczości, w tym terminy dotyczące zwrotu niewykorzystanej dotacji.
4. Realizujesz projekt w określonym czasie, zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie. W trakcie projektu dokumentujesz działania projektowe zgodnie z opisem źródeł pomiaru rezultatów wskazanych we wniosku i umowie o dofinansowanie projektu. Szczególną wagę musisz przyłożyć do zasad związanych z wydatkowaniem środków i opisem faktur. Najwięcej znanych mi organizacji oddawało środki ze względu na nieprawidłowy opis dokumentów finansowych i niezgodne z umową przesunięcia w budżecie.
5. Po zakończeniu realizacji działań przygotowujesz sprawozdanie lub tzw. wniosek o płatność i cierpliwie czekasz na jego akceptację przez grantodawcę. Dopiero po pełnej akceptacji i rozliczeniu projektu możesz odetchnąć z ulgą. W przypadku dłuższych projektów będziesz musiał składać sprawozdania częściowe – kwartalne, półroczne lub roczne.
6. Po całkowitym rozliczeniu projektu archiwizujesz dokumentację merytoryczną i finansową zgodnie z zapisami umowy. Okres przechowywania dokumentów średnio wynosi od 5 – 7 lat. W tym czasie może odwiedzić cię kontrola z instytucji nadzorującej. Po okresie przechowywania dokumentów możesz zniszczyć część dokumentacji. Pamiętaj, że dokumenty związane z zatrudnianiem osób – np. umowy zlecenie, itp. musisz przechowywać zgodnie z innymi ustawami. Okres przechowywania dokumentów kadrowych może wynosić nawet 50 lat…

Dlaczego dotacje dla NGO są takie popularne?

Dotacje są popularne wśród organizacji ponieważ jest je stosunkowo łatwo pozyskać (szczególnie te o mniejszej wartości). Dodatkowo proponowane działania są najczęściej nieodpłatne dla osób wspieranych przez organizację pozarządową. W ramach realizacji projektów często można zaproponować swoją kadrę spełniającą lub niespełniającą kryteriów rynkowych. W efekcie np. szkolenia może prowadzić ktoś “bardzo dobry”, ale nie posiadający wykształcenia kierunkowego.

Kolejnym plusem korzystania z dotacji jest to, że gdy już ją z sukcesem rozliczysz, to najczęściej nikt nie będzie się Ciebie pytał, w jaki sposób została zachowana trwałość rezultatów projektu i, co z tego projektu pozostało np. w społeczności lokalnej po 2 latach. Dlatego jeżeli dobrze zaprojektujesz rezultaty we wniosku o dofinansowanie, to raczej nie będziesz miał problemów z ich wykonaniem, a co za tym idzie – rozliczeniem dotacji. 

W ramach niektórych konkursów możesz doposażyć swoją organizację. Np. aplikując w unijnych grantach na utworzenie świetlicy środowiskowej możesz wyposażyć kuchnię w tej placówce. Jeżeli zrobisz to mądrze to kuchnia będzie Ci służyła przez lata do różnych, nie tylko świetlicowych, działań społecznych. Musisz tylko pamiętać, że korzystając z dotacji publicznych nie możesz wykorzystywać nabytych sprzętów do prowadzenia działalności gospodarczej. Jeżeli będziesz to robił, to narażasz się na karę grantodawcy.

Dotacje dla NGO rozleniawiają

Głównym minusem opierania przychodów organizacji pozarządowej o środki publiczne jest to, że dotacje dla NGO rozleniwiają. Nie musisz się starać istnieć na rynku, budować dobrej marki organizacji w mediach, dbać o swoich klientów i beneficjentów. Te osoby i tak będą korzystały z Twojej pomocy, bo jest ona dla nich darmowa. 

Poza rozleniwieniem samej organizacji istnieje jeszcze jedno bardzo negatywne zjawisko, które często występuje podczas realizacji projektu. Jest nim nieefektywne wykorzystanie środków projektowych. Koordynator projektu zamiast pytać się podwykonawców, za ile wykonają daną usługę, często mówi: “Na montaż filmu mam 1000 zł, czy zgodzisz się wykonać taką usługę za taką kwotę?”. Warto dodać, że część proponowanych kwot jest dużo wyższa niż stawki rynkowe, a część dużo niższa. Koordynatorzy, zamiast negocjować budżety i wprowadzać w nich zmiany, często za sporą część usług przepłacają, a inne otrzymują poniżej kosztów. Część wydatków jest ponoszona, “bo mamy taką pozycję w budżecie”, chociaż zakup danej rzeczy czy usługi wcale nie jest konieczny z punktu widzenia osiągnięcia celu projektu.

Jeżeli się da, to zawsze warto płacić tylko tyle ile chce podwykonawca, a zbędne pozycje budżetowe przekształcać w te niezbędne do realizacji działań. Zdaję sobie sprawę z tego, że to nie zawsze jest możliwe, ale jeżeli nie będziemy tego robić to obraz organizacji pozarządowych w oczach społeczeństwa nie będzie pozytywny. Warto również pamiętać, że jeżeli masz finansowanie z projektu to możesz czasami zrobić coś więcej dla uczestników działań. Będą oni zadowoleni, a Twoja organizacja zyska opinię, że działacie z pasji i kochacie robić to, co robicie.

Dotacje nie są elastyczne

Kolejną trudnością, którą napotykają na swojej drodze realizatorzy projektów jest brak możliwości zmiany zaplanowanych działań w trakcie realizacji projektu. Często już po kilku miesiącach realizacji działań koordynator projektu wie, że część działań nie ma sensu i powinna być jak najszybciej zakończona. Jednocześnie widzi, że inne działania powinny być podjęte, aby osiągnąć zaplanowane cele i np. pomóc uczestnikom projektu w znalezieniu wymarzonej pracy. Niestety na zmianę działań w praktycznie wszystkich konkursach jest wymagana zgoda grantodawcy. Grantodawcy, który rzadko wyraża zgodę na zmiany we wniosku, gdyż wiąże się to z koniecznością aneksu umowy o dofinansowanie projektu. Taki aneks to masa dodatkowej pracy i spora ilość papierów, które muszą zostać przygotowane i sprawdzone. 

Dotacje nie zapewnią Twojej organizacji stabilności działań

Kolejnym poważnym minusem uzależnienia organizacji pozarządowej od dotacji są spore przerwy w finansowaniu działań lub nakładanie się działań w ramach różnych projektów. Jeżeli Twoja organizacja żyje z dotacji samorządowych lub rządowych, to najczęściej konkursy są ogłaszane w grudniu lub styczniu, ale pierwsze środki otrzymujesz w marcu lub kwietniu. Dodatkowo, ktoś ostatnio wymyślił, że w niektórych konkursach okres kwalifikowalności wydatków jest możliwy od dnia podpisania umowy o dofinansowanie. Oznacza to, że najczęściej w okresie styczeń – marzec Twoja organizacja nie będzie miała zagwarantowanych środków na prowadzenie działań. Dodatkowo rzadko można aplikować o środki na 2 lub 3 lata, co potęguje problem przerw w finansowaniu.

Jeżeli zależy Ci na utrzymaniu stałej i profesjonalnej kadry oraz zatrudnienie jej na stałą umowę to będzie Ci tego bardzo trudno dokonać korzystając tylko z dotacji.

Jeżeli chcesz spróbować pozyskać, jakieś zewnętrzne środki do polecam wyszukiwarkę grantów na NGO.pl.